Er zijn wat aantekeningen over naar HR gaan over “potentieel wangedrag” en dat is een deel van de reden waarom ik de tijd neem om dit als een apart antwoord te schrijven.
Je kunt niet controleren wat je manager doet. Je kunt niet anticiperen op wat je manager zal doen. Speculeren over wat je manager mogelijk mogelijk doet is een goede manier om hen een bruikbare klacht te geven die je zelf hebt opgenomen met HR en dit om te zetten in een heen-en-weer over iets anders dan wat er werkelijk gebeurd is, wat je niet wilt in een situatie als deze.
Je moet dit wel documenteren met HR
Maar voor de duidelijkheid, je moet alleen documenteren wat je deed en waarom je het deed:
Je manager heeft je gevraagd een blanco vel papier te ondertekenen. U tekende een blanco vel papier en gaf het aan uw manager, op hun verzoek. [Je kunt herhalen wat ze je verteld hebben over waarom ze dat verzoek deden, maar ik zou me daar niet mee bemoeien: het liefst zo zuiver mogelijk focussen op de harde basisfeiten, zodat er later geen ruimte is voor ruzie over wie wat gezegd heeft]. Je dacht er toen niets van, en je probeert een goede werknemer te zijn die doet wat hen gezegd wordt [of wat je ook maar wilt zeggen in verband met het opvolgen van orders], maar ter verduidelijking zou je nu graag gedocumenteerd willen zien dat wat je ondertekend hebt een blanco vel papier was, en dat is het enige waar je mee instemt, want dat is wat je ondertekend hebt.
Als er een datum of iets anders opgevraagd is, noteer dat dan maar. Als het letterlijk alleen maar uw handtekening is, let er dan op dat.
Specificeer niet wat uw manager wel of niet zou kunnen doen met het blanco papier dat u heeft getekend. Beschuldig je manager er niet van dat hij of zij van plan is te frauderen. (indien je manager fraude pleegt, spreek het dan als zodanig aan: maar de sleutel is hier NIET beschuldigen van iets dat ze eigenlijk nog niet gedaan hebben)
Maak wel een papieren spoor aan. E-mail het, BCC een persoonlijk account, en vraag om een discussie of op zijn minst een “quick chat” in persoon met iemand om ervoor te zorgen dat het goed gedocumenteerd wordt. Als je gaat, zorg er dan voor dat je een papieren kopie meeneemt zodat je een referentie hebt van wat je hebt gestuurd waar je naar kunt verwijzen als het stressvol wordt, en als herinnering om het gewoon gericht te houden op de basisfeiten van wat je hebt gedaan en dat het op verzoek van de manager was.
Maak er niet zo'n groot probleem van: wees gewoon calm en toch stevig over het feit dat je het gedocumenteerd wilt hebben. Als HR er (idealiter) een big deal van wil maken, dan is dat op HR, laat hen dan degene zijn die de zaak onder druk zetten en niet zelf tussenbeide komen. Hou je eigen focus op wat je hebt gedaan en waarom, en je geuite bezorgdheid daarover in het bijzonder, niet op wat je manager zou kunnen doen of niet zou kunnen doen. Wees niet degene die er iets groots van maakt, want behalve een vreemd en ongepast verzoek is er nog niets gebeurd. Beschuldig je manager niet van iets op dit moment. Als het nodig is of als er druk op wordt uitgeoefend, kunt u zeggen dat uw bezorgdheid iets heel alledaags is en niet specifiek betrekking heeft op uw manager, zoals “wat als het verloren gaat en iemand anders het vindt?” maar mijn advies zou zijn om de zaken eenvoudig te houden als een kwestie van het gewoon gedocumenteerd willen hebben in uw dossier omdat het op verzoek van uw manager was, maar dat u geen specifieke zorgen hebt en gewoon een officieel verslag wilt hebben van het feit dat u dit per verzoek hebt gedaan.
Als u dit doet en het verandert in iets waar HR u laat zitten tegenover uw manager met betrekking tot dit, probeer dan niet om in te grijpen. Wees niet degene die de manager vraagt waarom ze dat hebben gedaan. Speculeer niet. Blijf gewoon bij de regel dat je alleen maar wilt dat wat je per verzoek hebt gedaan wordt gedocumenteerd, en dat je alleen maar een blanco vel papier ondertekent, wat het enige is waar je mee instemt, wat hopelijk voor iedereen een vreemd iets is om te hebben ondertekend (nogmaals, speculeer niet over wat iemand anders met zo'n ondertekend stuk papier doet, richt je alleen maar op wat je hebt gedaan en dat het per verzoek/opdracht van een manager was). Nogmaals, als er op wordt gedrukt waarom u het gedocumenteerd wilt hebben, blijf dan bij uw onmiddellijke bezorgdheid over het feit dat het vreemd is om een blanco stuk papier te ondertekenen, niet wat er wel of niet mee gedaan zou kunnen worden.