Stuur een e-mail naar een verkeerde persoon. Hoe kan ik mezelf corrigeren en herstellen van de situatie?

Je schrijft:

Iedereen, ook de topmanager, vertelde me: “maak je geen zorgen, het overkomt iedereen”, …

Mijn advies is om ze te geloven. Op basis van wat je hier hebt geschreven (en er kunnen nog andere details zijn die we niet hebben), denk ik dat je overdrijft, vooral als je vraagt om ontslag te nemen uit het project van de klant.

Ik heb op zijn minst één keer iets dergelijks gedaan. Ik heb een antwoord gegeven op een e-mail en wat bedrijfsinterne informatie genoemd die niet naar iedereen op de Cc-lijst had moeten gaan. Het was een vergissing, het werd me duidelijk gemaakt, ik was een beetje beschaamd – en ik ging verder, voorzichtiger vanaf dat punt.

Het klinkt alsof dit een tijdje geleden is gebeurd, dus communiceren met de klant op dit punt waarschijnlijk zou niet nuttig zijn. Er is een zeer goede kans dat de klant het op dat moment gewoon negeert, en het onder de aandacht brengen van de klant allemaal zal de situatie waarschijnlijk niet verbeteren.

Als het pas onlangs was gebeurd, zou de beste manier van handelen zijn om je manager te vragen wat hij of zij moet doen. Misschien zou een snelle opvolging van de klant om uit te leggen wat er gebeurd is en hen beleefd te vragen de e-mail te verwijderen, gepast zijn geweest. Ik zou er niet met de klant over communiceren zonder eerst met het management te overleggen.

Overweeg dit. Als je zelf een topmanager was en iemand die onder je werkt dit soort eerlijke fouten had gemaakt, hoe zou je dan reageren? Zou je ze boos verwijderen van het project, of zou je ze gewoon zeggen “maak je geen zorgen, het overkomt iedereen”, en doen wat nodig is (als er al iets!) om de dingen op te ruimen? In de veronderstelling dat dit laatste het geval is, waarom zou je hier harder voor zijn dan voor iemand anders - of dan je manager voor jou?

Vraag jezelf af of je reactie op deze fout meer schade veroorzaakt dan de fout zelf.

Iedereen maakt fouten. De enige mensen die het niet af en toe verknoeien zijn degenen die het niet eens proberen.

Wat de competente onderscheidt van de incompetente is hoe we met onze fouten omgaan.

Wanneer je een fout maakt, is de juiste manier van handelen:

1. 1. Minimaliseer de schade snel en effectief
2. 2. Informeer de betrokkenen en laat zien dat je de situatie onder controle hebt (tenzij je dat niet doet, wat een nieuwe fout zou zijn die moet worden aangepakt). 3. Neem voorzorgsmaatregelen om de fout in de toekomst te voorkomen
3. 4. Wanneer u gevraagd wordt een rapport te geven over het incident, concentreer u dan op hoe u gereageerd heeft, niet op het verontschuldigen.

Verkeerde appoach zou zijn:

1. 1. Doe alsof er niets gebeurd is
2. 2. Als de situatie niet genegeerd kan worden, vraag dan hulpeloos aan de leidinggevende wat je moet doen
3. 3. Verontschuldig je, maar doe eigenlijk niets actief om de fout
4. te herstellen. 4. Doe zinloze zelfbestraffing, zoals ontslag nemen uit een functie zonder gedwongen te worden dit te doen.

Met in het achterhoofd dat de informatie die elektronisch wordt verzonden er is, en je gaat het niet terugkrijgen, denk ik dat de beste manier om dit op te lossen voor jezelf is om jezelf af te vragen wat je hoopt te bereiken.

*Wil je gezicht redden? * Als dat zo is, is het beste beleid misschien wel eerlijkheid. E-mail ze opnieuw, vertel ze dat het voor iemand anders bedoeld was, en verontschuldig je. Hopelijk overwegen ze een eerlijke bekentenis van de fout om de fout zelf te compenseren.

*Wil je de verdere verspreiding van de informatie voorkomen? * Nogmaals, aangezien je geen elektronische informatie ‘terug’ kunt krijgen, is je enige optie hier om ze opnieuw te e-mailen, te vertellen wat er is gebeurd, en te vragen of ze het niet erg vinden om de e-mail te verwijderen en te vergeten. Natuurlijk is er geen garantie dat ze dat zullen doen.

Onthoud echter dat als je ze opnieuw contact opneemt, ze de e-mail misschien gewoon opnieuw kunnen lezen, en dat je daarmee alleen maar meer aandacht vraagt voor de informatie. U zou kunnen overwegen om het gewoon te laten gaan, wetende dat de klant zich waarschijnlijk realiseerde dat het per ongeluk was verzonden, en het verwijderde….

Focus op de waarde die u vandaag levert en in de toekomst zal leveren. Iedereen maakt fouten, maar het feit is dat je nog steeds waardevol bent voor je werkgever en je klanten omdat je goed bent in je werk. Wat u moet doen is u richten op hoe u meer waarde kunt leveren in uw huidige situatie, wat die situatie ook is. Het verleden is gedaan, en verandert niet welke waarde je vandaag de dag kunt leveren.

In de directe nasleep van zo'n fout is het antwoord hetzelfde, maar het is de moeite waard om de situatie onder ogen te zien, contact op te nemen met de betrokken mensen, ervoor te zorgen dat er geen geheimen meer overblijven om uit het houtwerk te komen en je later te bijten (misschien zelfs de klant die betrokken was te informeren, vooral als het mogelijk is dat de klant die je gemaild hebt de klant kon identificeren waar het over ging), en ervoor te zorgen dat alle pijn in het verleden zit. Zie het onder ogen als een baas, en ga dan verder met het doen van geweldig werk.

Een goede manier om verder te gaan is om te leren van deze ervaring en om e-mail regels in te stellen.

Ik heb regels ingesteld in Outlook die een vertraging van 5 minuten toevoegen aan elke e-mail die naar een extern domein wordt verzonden. Ik heb ook een regelset die de CC’s van de Exec Assistenten en vertragingen van e-mails die naar onze Cxx-niveau-uitvoerders binnen mijn bedrijf worden gestuurd. Dit geeft hun Exec Assistenten een overzicht van wat ze mogelijk binnen een minuut moeten afhandelen en de vertragingen bieden mij bescherming dat ik op verzenden druk en dat ik me realiseer dat er een grote tikfout was of dat ik die persoon niet had moeten/moeten kopiëren.

Het is makkelijker om een e-mail te stoppen voordat deze wordt verzonden dan om een bericht op te roepen, speciaal voor adressen buiten uw server.