Moet reageren op onbeschofte e-mail. Hoe doe ik het?

Dit is een tamelijk eenvoudige die ik zou hebben gedacht;

Goedemiddag Alice, Bob,

Ik hoop dat jullie allebei goed zijn.

Het is mij ter ore gekomen dat er nog wat technische documenten zijn die je nodig hebt voor het huidige project, die je bijgevoegd vindt.

Als je vragen hebt laat het me dan weten,

Bedankt,

Puffafish

Stuur de email naar zowel Alice als Bob, met hun beide emails in het “To” veld (d.w.z. - niet CC het naar een, behandel ze allebei met evenveel belang). Verwijs niet naar de vorige e-mail - wat jou betreft heb je het met zijn manager afgehandeld, en je hoeft er niet langer bij betrokken te zijn.

Oh, en waarschijnlijk gebruik je ook je echte naam op het einde…

Ik ben het eens met het “Alice will follow up” antwoord.

Ik werk in een vrij grote technische industrie waar iedereen toegang heeft om elkaar direct te e-mailen en het soms te ver gaat. Managers moeten er uiteindelijk bij betrokken worden.

Ik denk dat het goed zou zijn om alles in één antwoordmail aan zowel Alice als (onbeschofte) Bob op te nemen. Ten eerste, vertel Bob ~~ om te gaan neuken…~~ dat Alice zijn vorige e-mail zal opvolgen, en dan alle technische handover na.

Op deze manier laat het zien dat je hebt gelezen wat je door Bob bent gestuurd, op een professionele manier bent behandeld terwijl je het niet in de weg laat staan met je werk, en dat wanneer je geconfronteerd wordt met negatief gedrag op de werkvloer, je er bovenuit kunt komen en de grotere persoon kunt zijn.

Puffer 1… Bob 0.

De professionele en volwassen reactie op een misbruikende zakenpartner is om uw kalmte te bewaren en professioneel te handelen.

Dus antwoord op de e-mail. Beantwoord de redelijke delen ervan en negeer alle onbeschofte delen. Maak het conflict niet erger door in ruil daarvoor onbeschoft te zijn of samenwerking te weigeren.

In parallel hiermee wil je misschien ook wel eens een oplossing voor het conflict zoeken met behulp van Alice. Misschien wilt u ook uw superieur of uw mensen van de klantenservice erbij betrekken, afhankelijk van hoe belangrijk het is om met Bob te kunnen opschieten. Als zijn medewerking cruciaal is voor het project, moet u voorzichtiger zijn dan wanneer hij slechts een of andere vervangbare servicedrone is. Conflictoplossing betekent dat je erachter moet komen waarom de andere persoon precies boos is en wat er gedaan kan worden om dit te voorkomen.

Pas op, u wordt geconfronteerd met ernstige gevaren!

Het gaat niet om uw persoonlijke woede (wat redelijk is), er is een contact tussen twee bedrijven, beide zijn belangrijk voor je bazen en je kunt niet alle omstandigheden zien!

Het is bijvoorbeeld mogelijk dat uw bedrijf misbruikt momenteel een oude bedrijfsrelatie op een manier, dat het problemen veroorzaakt voor de werkgever van uw leverancier bedrijf met het uw in contact zijn! Maar deze Bob weet niet wie u in uw bedrijf bent, maar hij is boos op het bedrijf.

Maar er zijn hier bijna oneindig veel mogelijkheden. Je weet niet alle details, maar je weet dat je je er niet mee zult bemoeien.

Je primaire doel is om de relatie tussen je werkgever en de leverancier te verergeren!

En natuurlijk om je kont te beschermen.

En, om je bazen te laten zien dat je de problemen en relaties wilt oplossen.

Als de bazen gaan onderzoeken, wie wie beledigd heeft, moet je ervoor zorgen dat niemand er achter komt dat je ook een overtreding hebt begaan.

Bovendien heeft Bob nu zeker een fout gemaakt. Vooral in de UK, waar de gewoontes erg beleefd zijn. Maar je ziet hier ook in de SE, vol met mensen uit de Angelsaksische cultuur, dat je beleefd, onrechtstreeks, bijna iedereen de hel in kunt gaan (en hetzelfde terugkrijgen), maar op het moment dat je een slecht woord gebruikt, ben je de enige slechterik in het hele plaatje ter plaatse.

Dus, wat je moet doen:

1. Negeer gewoon elk beledigend deel van Bob’s mail.
2. 2. Reageer op het constructieve deel op je best.
3. Probeer niet alleen jezelf te verdedigen, probeer om Bob echt vriendelijker te maken.
4. Als hij de overtreding herhaalt, zal het duidelijker zijn dat hij de slechte man is.
5. Als hij niet herhaalt, dan zal een later onderzoek uitwijzen dat je een intra-bedrijfsprobleem hebt opgelost.

Als de gebeurtenis zich niet herhaalt, is het een goede zaak om niet de zaak naar boven te noemen. Misschien alleen als nuance, en alleen verbaal. (“Heyy, deze Bob was niet erg blij, hij schreef iets dat we weer te laat zijn met de betaling, maar uiteindelijk konden we afspreken dat de pallets tot aanstaande woensdag bij de garage in Liverpool worden afgeleverd”).

_In het algemeen aarzelt een meewerkend persoon om negatieve communicatie over te brengen, probeert het te vermijden, terwijl hij graag positieve dingen wil overbrengen. _

En u wilt een coöperatief persoon zijn, met hoge sociale vaardigheden.

Vooral als u nuttig wilt zijn voor uw werkgever in de communicatie en het organiseren van taken met partnerbedrijven.

• *

Uw doel moet niet zijn om Bob te laten uitroeien door Alice, uw doel moet zijn om zorg te dragen voor het goede contact tussen de bedrijven. En je wilt laten zien dat je communicatieproblemen alleen kunt oplossen met goede resultaten.

Btw, als Bob dit niet herhaaldelijk doet, dan moet je er echt overheen kijken. Iedereen kan een slechte dag hebben, het is geen reden om tegen hem samen te zweren.

Ik zou de onbeleefde delen niet negeren, noch aannemen dat Alice aan mijn kant staat. Eigenlijk ziet Alice er misschien zo uit, maar zou eigenlijk degene zijn die de toon heeft gesuggereerd of het onderwerp in de discussie via Bob heeft geduwd. Mijn manager doet dat vaak, stapt dan in en speelt good cop als het overboord zou gaan.

Dus ik zou zowel de technische vragen (de laatste) als de niet-technische vragen (uw verzoek over wat?) na. Misschien willen ze zien waar u aan toe bent, als uw verzoek kan evolueren. Als de verzoeken voor hen legitiem problematisch zijn (in mijn branche kunnen de eisen voor de analyse van monsters soms te zwaar zijn om aan te voldoen, dus we moeten andere, minder veeleisende methoden gebruiken of andere verzamelprotocollen ontwerpen), dan wilt u dat misschien bespreken met uw eigen manager, alleen en dan met zowel Alice als Bob. Het getuigt van goede wil, en ze zullen u met respect behandelen (omdat u moet denken dat als u Bob opzij duwt, als hij de leiding over uw dossier zou houden en het is waarschijnlijk, hij geen moeite voor u zal doen, en als er een probleem is, zal hij het weggooien omdat “er een probleem was, onafhankelijk van mijn goede wil, we zitten voorlopig vast”, en u zult er mee moeten leven. ) Misschien is Bob boos over de verzoeken omdat, zoals in veel aannemersbedrijven, de managers zeiden dat het mogelijk was voordat ze het vroegen, en hij de specialist zit er nu mee opgescheept. Dus misschien moet je met hem samenwerken om de beste oplossing te vinden, ik denk dat dat voor jullie beiden beter zal aflopen dan over hem heen te rollen. Mensen hebben geheugen, en op de een of andere manier als Alice van positie zou veranderen en Bob zou stijgen, als je hem in het gezicht slaat maar hij heeft nu een dienst die je nodig hebt, zul je er slecht aan toe zijn. Dus, zij zullen beslissen wie de opvolging doet, niet jij. Heel belangrijke klant kan dat doen, maar dat komt omdat het meestal erg overboord ging. Vertel ze wat ze nodig hebben, probeer het probleem op te lossen zodat ze je niet steken als ze dat kunnen, en vergeet dit. Je hoeft je er niet echt druk om te maken. Dit is zakelijk, ja, maar soms is het niet allemaal netjes en beleefd. Dat zou saai zijn, en we zijn allemaal menselijk. Alleen als hij schaamteloos oneerbiedig en beledigend gedrag ten opzichte van jou vertoont, zou je er iets aan moeten doen om hem op zijn plaats te zetten, maar als het minder belangrijk was en meer op een klagende toon als “je vraagt om onmogelijke dingen, dit is niet serieus” (het eerste deel zou volgens mij ‘acceptabel’ zijn, het tweede deel is veroordelend en onprofessioneel), dan zou ik er alleen rekening mee houden om te zien wat het echte probleem is. Op de een of andere manier is het een feedback, je kunt het niet negeren.