Hoe kan ik alle medewerkers op een efficiënte manier een polis laten lezen en ondertekenen?

Ten eerste zie ik hier twee heel verschillende zaken en in werkelijkheid twee heel verschillende vragen.

1. Hoe kan ik stoppen met het verspillen van mijn tijd aan een heel handmatig proces?
2. 2. Hoe kan ik aarzelende of aarzelende medewerkers laten verklaren dat ze een beleid lezen?

In dit specifieke geval kan het beantwoorden van de eerste vraag het overgrote deel van het tweede probleem oplossen.

Uw beleid is al in SharePoint, het is archaïsch dat u het handmatige proces dat u beschrijft, volgt. In SharePoint heeft u de tools en infrastructuur die u nodig heeft om dit proces eenvoudig te automatiseren.

SharePoint is goed in staat om e-mail te versturen, input te verzamelen en gebruikersacties te volgen. Het kan ook de nodige herinneringen sturen voor degenen die het proces nog niet hebben voltooid. Een paar uur tijd door een SharePoint-beheerder kan het hele proces eenvoudig automatiseren en u ontlasten van wat natuurlijk een zeer vervelende taak is.

Afhankelijk van hoe SharePoint is geïntegreerd in uw totale infrastructuur kunt u een medewerker ook eenvoudig dwingen een bepaalde actie af te ronden voordat hij of zij verder kan gaan met zijn of haar andere dagelijkse werkzaamheden. Bijvoorbeeld een inlogactie die het formulier elke ochtend opent wanneer ze inloggen om de werkdag te beginnen.

Stephen’s antwoord is perfect vanuit een automatiseringsstandpunt - en hij lijkt meer te weten over de nuances van Sharepoint dan ik… maar ik ben het er mee eens dat er absoluut een manier is om Sharepoint alles te laten doen wat je nu doet!

Ik wilde er een echter aan toevoegen, al wil je misschien pleiten voor een heroverweging van wat je ondertekend moet hebben en waarom. Als je dingen heel, heel vaak laat ondertekenen, zal je waarschijnlijk veel werk veroorzaken voor heel weinig bedrijfsvoordeel, want na te veel verzoeken om ondertekening zullen mensen zowat alles gaan ondertekenen, wat het oorspronkelijke doel van het hebben van een indicatie van ontvangst en begrip overstijgt.

Ik heb bedrijven hun ondertekende documenten als volgt zien trippen voor een beter effect:

• het kan ons niet schelen of ze het ermee eens zijn, we moeten gewoon weten dat ze het hebben - overweeg een retourontvangst formaat - te doen in Sharepoint of in de meeste zakelijke e-mailclients. Er is geen digitale handtekening nodig, alleen een bewijs van het openen van de mail. Geweldig voor gevallen waarin de waarheid is “het kan ons niet schelen of u het ermee eens bent, het zijn de regels”

• we vinden het belangrijk dat medewerkers zowel het nieuwe beleid hebben gekregen als in staat zijn om het te volgen - in plaats van een handtekening, kunt u een quiz overwegen (vervelend zoals het is). Er zijn trainingssystemen die u in staat stellen om dit soort format te structureren - de werknemer krijgt het beleid voorgelegd en beantwoordt dan een paar “quiz”-vragen om te laten zien dat ze het lezen en begrijpen. Ik heb gezien dat het gebruikt wordt voor hoge prioriteit veiligheidsbeleid, seksuele intimidatiebeleid, veiligheidsregels en andere dingen waar het bedrijf het erg slecht zou vinden als werknemers het beleid niet zouden volgen omdat ze meer mensen zouden kwetsen dan alleen zichzelf.

• we zullen het beleid beëindigen of verdere actie ondernemen als het niet wordt gelezen en gevolgd - u kunt overwegen om managers op te nemen in uw cyclus van ergernis. Houd de medewerkers die niet hebben getekend in de gaten en vraag hun manager om de opvolging. Maak de Managers met te late medewerkers zichtbaar voor het senior management nadat de eerste ping voor managers niet succesvol is. Maak het deel uit van de organisatorische prioriteit en maak duidelijk dat het niet ondertekenen van het beleid betekent dat je je werk niet doet.

In de VS zou u verschillende keuzes hebben, hoewel u de bedrijfsjuridische afdeling deze zou moeten laten beoordelen om er zeker van te zijn dat ze aan de wet voldoen.

1. 2. Elektronische levering van de documenten.
2. 3. Postbezorging van de documenten met retourbon vereist. Zij dienen te tekenen voor het document. Amerikaanse rechtbanken hebben geoordeeld dat de handtekening voldoende is om te bewijzen dat ze de documenten hebben gekregen. Ze hadden ze in de prullenbak kunnen gooien, maar dat is hun keuze om het document waarvoor ze net hebben getekend te negeren.

Het gaat erom wat er gebeurt als ze niet tekenen.

• Als ze weigeren om ooit te tekenen, geldt het beleid dan nog steeds voor hen? bijvoorbeeld jaarverslagen in de zomer versus het voorjaar.
• Moeten ze een keuze maken: Ga mee met het nieuwe ziekteverzuimbeleid en verdien X uur per week, of blijf bij het oude beleid en ontvang elk jaar Y uur ineens. Nieuwe werknemers hebben geen keuze, ze krijgen de nieuwe polis.
• Is er een kostenpost voor de nieuwe polis? Zo heeft u nu bijvoorbeeld zichtdekking en moet u een arts uitzoeken, maar dat kost geld voor de nieuwe dekking. Geen overeenkomst betekent geen dekking.

Soms kunt u gebruik maken van een van de geforceerde leveringsmethoden, waarbij in de brief staat dat de nieuwe polis binnen 60 dagen ingaat. Als u zich wilt afmelden, doe dat dan met 30 dagen. Ga dan verder en bewaar het bewijs van levering in elke werknemersmap.

Als een dienstverband naar believen in uw rechtsgebied hardnekkig weigeren om zelfs maar de polis te erkennen geen probleem is, kan dit worden aangepakt door het beëindigen van het dienstverband.

Als u het niet erg vindt om te kijken naar een goedkope 3rd party oplossing dan kunt u DocRead voor SharePoint overwegen, het is perfect voor uw situatie!

DocRead stelt u in staat om elk document (in dit geval een beleid) naar een of meer groepen gebruikers te sturen. Als uitgever is het aan u om in te stellen hoe lang u wilt dat medewerkers (in die groepen) deze documenten lezen en ondertekenen.

DocRead helpt u ook met uw onboarding, omdat het slim detecteert of iemand nieuw is in een groep en hen de lezing toewijst die de andere groepsleden hebben gekregen. U kunt het lezen instellen als ‘Verplicht’ (Must Read) of ‘Aanbevolen’ (Should Read).

We hebben ook een reeks rapporten (toegankelijk vanuit SharePoint) waarmee u kunt zien wie uw documenten wel en wie niet heeft gelezen.

Voor elk personeelslid dat uw document accepteert (of niet accepteert), geven we een kwitantie af voor auditdoeleinden.

Tot slot automatiseren we ook alle e-mails die worden verstuurd, wanneer het document is toegewezen, bevestigd en achterstallig is.

Als u meer wilt weten, neem dan een kijkje op DocRead voor SharePoint , of lees voor een meer specifiek voorbeeld How to get employees to read your staff handbook ’.

_ disclaimer : Ik ontwikkel de DocRead voor SharePoint product._

Mijn bedrijf (en andere grote bedrijven waar ik heb gewerkt) heeft software om dit soort “een reactie is vereist” situaties af te handelen.

We krijgen via e-mail bericht over nieuwe en gewijzigde beleidslijnen. We worden naar een website geleid waar we het beleid moeten lezen, en “aftekenen” door op een knop onderaan het document te klikken. Dat “aftekenen” wordt geregistreerd in het systeem.

Als een individu zich niet heeft afgemeld op het aangegeven tijdstip, wordt er een vervelend gram naar het individu en de manager van het individu gestuurd. Het vervelende cijfer wordt herhaald totdat de afmelding is opgenomen, en wordt in de loop van de tijd in de managementrangen geëscaleerd.

Dit lijkt effectief te zijn om uiteindelijk de afmelding te krijgen.

Wat het niet doet is ervoor zorgen dat iemand het document daadwerkelijk leest en begrijpt, aangezien de meeste mensen gewoon snel naar het einde scrollen en op de afmeldingsknop klikken. Om dat probleem op te lossen, heeft het bedrijf een soortgelijk mechanisme dat ook “quizzen” omvat met het behalen van cijfers. Die methode wordt gebruikt voor uitgebreider beleid, en voor de jaarlijkse naleving van de regelgeving.

Als niet-HR persoon lijkt het me allemaal nogal dom, maar het lijkt te bereiken wat het ook is dat HR probeert te bereiken.

U zou met uw IT-afdeling moeten praten over dergelijke systemen. Misschien hebben ze er al een, of kunnen ze op zoek gaan naar een systeem dat aan uw wensen voldoet binnen uw budget. Ik weet dat er een aantal zijn die je zou kunnen bouwen, een aantal die je zou kunnen kopen om intern te draaien, en een aantal die extern worden gehost.

Veel succes.

Ik heb al eens eerder gebruik gemaakt van incentives voor dit soort dingen, zoals “iedereen die leest en tekent voor X-datum wordt in een loterij gezet voor een extra dag vakantie, fles champagne, diner-voor-twee vouchers, wat dan ook”. Minimale kosten, en belangrijk om iets te kiezen dat een brede aantrekkingskracht zal hebben op je personeel.

Ik heb ook clangers achtergelaten in het beleid om uit te vinden wie ze daadwerkelijk leest (in tegenstelling tot alleen maar tekenen om te zeggen dat ze hebben gelezen), hetzij in de vorm van delibarete errers of in een geval waar ik bijzonder trots op ben, met inbegrip van een clausule waarin staat dat elk personeelslid een baard zou cultiveren. Dit was in een basisschool met een volledig vrouwelijke staf…