Als een klant een verontschuldigingsmail heeft gestuurd voor zijn vertraagde reactie op een e-mail die ik eerder heb verstuurd, wat is dan de beste manier om op zo'n e-mail te reageren?
Ik verspil geen moeite met het beantwoorden van die opmerking. Het is een lege gemeenplaats, net als mijn antwoord. Ik concentreer me op de rest van de e-mail die over werk gaat en reageer daarop. Het is een gegeven dat je hun verontschuldiging accepteert, tenzij je zegt dat je dat niet doet.
Het hangt ervan af. Enkele voorbeelden afhankelijk van de situatie:
“Dat is prima, geen enkel probleem”.
“Geen enkel probleem; het artikel waar u op wachtte komt waarschijnlijk over vijf dagen aan” als de levering ervan vertraagd is.
“Bedankt voor het informeren, maar we moesten een beslissing nemen hoe we verder zouden gaan zonder uw input en besloten om X te doen. ”
“Het is erg jammer dat u deze e-mail niet eerder heeft verstuurd, want zonder de informatie die we dringend nodig hadden is de rechtszaak afgerond en bent u verloren, en moet u binnen de komende zeven werkdagen uw huis verlaten of wordt u door deurwaarders buitengesmeten”.