Mijn baas belt me vaak buiten werktijd. Hoe moet ik daarmee omgaan?

Het symptoom hier is dat je telefoontjes krijgt buiten de werktijd. Het probleem is echter dat je baas niet het niveau van updates krijgt dat hij wil over wat je hebt gedaan/gaat doen. Dus ik zal niet ingaan op manieren om zijn telefoontje te vermijden.

Het antwoord is dus eenvoudig, zorg ervoor dat je je baas met een update (e-mail, of mondeling als je hem ziet) achterlaat voordat je gaat.

Als het probleem vertrouwen is, kan het beter zijn om met hem te over-communiceren (tenminste in eerste instantie) totdat het vertrouwen is opgebouwd.

Zodra hij het niveau krijgt dat hij nodig heeft en je vertrouwt, zullen de vervolgacties stoppen.

De andere antwoorden lijken te suggereren dat er actie moet worden ondernomen voordat je informatie hebt. Wat dacht je ervan om het hem te vragen? Zoiets als

“Ik heb gemerkt dat je me een paar keer hebt gebeld voor updates. Zou je liever hebben dat ik regelmatiger mail of bel met mijn vorderingen?”

is volgens mij een goed ingangspunt voor een gesprek waar je zowel kunt communiceren als niet te veel aannames maakt.

Er is hier een dieper liggende kwestie dan alleen dat je baas je grenzen niet respecteert. Het gebeurt omdat je baas het gevoel heeft dat hij beter op de hoogte moet zijn van je vooruitgang.

Je kunt twee routes nemen om dit te verzachten:

• Vertel hem dat telefoontjes buiten werktijd onaanvaardbaar zijn, en dat je ze vanaf nu niet meer zult beantwoorden. Dit is de harde methode en kan veel woede opwekken en in zeldzame gevallen zelfs leiden tot ontslag. Probeer dit indien mogelijk te vermijden.

• Probeer en geef hem zelfstandig meer updates over je voortgang. Probeer te anticiperen op wat we willen weten, en vertel het hem van tevoren (tijdens de uren). Als hij het gevoel heeft dat hij voldoende geïnformeerd is, zal hij waarschijnlijk niet meer hoeven te bellen.

Ik ben verbaasd dat niemand het voor de hand liggende ter sprake heeft gebracht - laat het naar de voicemail gaan. Als “hij” geen bericht achterlaat, nou ja, dan kun je niet antwoorden op wat niet gevraagd is.

Het is je vrije tijd - je hoeft je telefoon niet eens bij de hand te hebben. Misschien ben je wel in de bioscoop. Misschien ben je bij het zwembad. Misschien ben je in het midden van sexy-times. Neem contact met hem op als het je uitkomt.

Als hij een statusupdate nodig heeft, moet dat tijdens de werkuren gebeuren. Als hij een statusupdate verwacht en jij levert die niet, dan is dat een gesprek dat ook tijdens de vrije uren zou moeten plaatsvinden.

Nu, reality time - Ik krijg niet de indruk dat je in een positie bent dat je je manager kunt managen door ze te laten zitten en te zeggen “kerel, waarom bel je me buiten de uren?”. Dus, het sturen van je baas een snelle status update e-mail aan het eind van de dag zou een goede zaak kunnen zijn om te proberen in het geval dat dat alles is waar hij achteraan zit. Een ander zou zijn om proactief een wekelijkse vergadering te boeken met him om de update te geven. Als het probleem gewoon is dat de baas je moet contacteren, maar dat hij wat problemen heeft met het tijdmanagement, kan dit genoeg zijn.

Het alternatief is dat je baas misschien een van die types is die het leuk vindt om zijn werknemers te wenken en te bellen als er een gedachte bij hem opkomt (ik had er vroeger ook een). Door een vertraging te forceren tussen zijn telefoontje en je terugkomst kun je de timing controleren (als je vijf vrije minuten voor het avondeten hebt, bel hem dan onmiddellijk terug; als je op het punt staat om in een film te gaan, hey het kan twee uur wachten) en ontmoedigt hij de gewoonte (omdat hij je belt als het hem uitkomt, het terugbellen op ongelegen momenten voor him maakt het minder wenselijk).

Nu is het hopelijk niet zo slecht voor je, maar aangezien het voor mij was ga ik het ter sprake brengen voor het geval dat: totdat je zeker weet wat voor baas je hebt, zorg er dan voor dat je hem alleen terugbelt van nummers die hij al heeft. Ik had een baas die obsessief elk nummer ophaalde waar ik hem van belde, dus toen ik het mobieltje niet beantwoordde, ging tien seconden later de huistelefoon over… en een minuut later ging het mobieltje van mijn vrouw over. Het wordt een beetje nachtmerrieachtig.

Als je baas moet weten wat je hebt gedaan om anderen aan soortgelijke projecten te laten werken en om ervoor te zorgen dat het werk niet overlapt. Dan begrijp ik waarom hij je probeert te bellen. Het zou ongewoon zijn, maar niet ongehoord.

Als je baas je gewoon buiten het werk belt om te vragen wat je hebt gedaan. Dan is dit heel raar. Buiten werktijd heb je geen enkele verplichting om te werken, tenzij het van je werk wordt verwacht.

Om dit af te handelen, zou je je baas gewoon kunnen updaten voordat je weggaat. Je zou kunnen opschrijven wat je hebt gedaan en dat op je bureau laten liggen. In principe een werklogboek.

De meeste bedrijven hebben de neiging om deze dingen wekelijks of tweewekelijks te “plannen”. Ze komen gewoon 5 minuten bij elkaar en praten over wat er is gedaan sinds de laatste keer dat je bij elkaar kwam. In mijn eigen geval is dit elke andere vrijdag. Dit zou vallen onder “controle van de voortgang”.

Als je niet elke keer dat je de baan verlaat een update wilt achterlaten, kun je hem vragen om deze controle van de voortgang te plannen. Als u of hij er om een of andere reden een gemist heeft, moet u er gewoon een hebben op de volgende beschikbare dag.

Als hij u na al deze suggesties blijft bellen na de werkuren. Dan moet je er met hem over praten. Je moet hem vertellen dat je het niet erg vindt om gebeld te worden, maar het is niet iets dat de norm zou moeten worden.

Als het elke keer weer dezelfde vragen zijn, zou ik een sjabloon maken dat ik elke dag kan gebruiken en hem aan het eind van elke dag de e-mail sturen met wat je die dag hebt gedaan, wat zijn de openstaande punten en dat soort dingen. U kunt het overwerk verbeteren met meer informatie. Dit zou zijn oproepen kunnen verminderen zonder veel wrijving.

Ik realiseer me dat je al een antwoord hebt geaccepteerd, maar ik dacht dat ik mijn eigen bijdrage zou leveren.

Persoonlijk hou ik er niet van dat bazen of klanten mijn nummer hebben. Als ik een werknemer ben, dan ben ik alleen maar voor zoveel uren van de dag op de klok. Ik word niet betaald om 24 uur per dag en 7 dagen per week ‘on-call’ te zijn. Daarom wacht ik met het geven van persoonlijke gegevens aan mijn werknemers tot ik er expliciet om gevraagd wordt. Ik ben vier maanden bezig met mijn huidige functie en mijn baas heeft nog steeds niet mijn mobiele telefoonnummer. Hij heeft niet gevraagd, en ik heb niet aangeboden in een poging om de situatie waarin je je bevindt te vermijden.

Terug naar het eigenlijke probleem, een update gesprek is niet echt dringend. Het kan tot de volgende dag worden uitgesteld waar je baas je als eerste kan vragen of hij echt moet weten waar je de vorige dag aan gewerkt hebt en waar je de komende dag aan gaat werken. Als je baas dit echt wil weten, kun je dagelijks stand-ups organiseren. Dit zijn snelle vergaderingen waaraan elk lid van het team deelneemt (ook je baas) en die drie vragen beantwoorden:

1. Wat heb ik gisteren bereikt?
2. 2. Wat ga ik vandaag doen?
3. Wat heb ik gisteren gedaan? 3. Welke obstakels belemmeren mijn voortgang?

Deze geven elk lid van het team inzicht in elkaars voortgang, en het “staand” gedeelte als het de bedoeling is om vergaderingen kort en to-the-point te houden om zo te voorkomen dat men zich voor langere tijd ongemakkelijk voelt om te staan. Dit zou je baas inzicht geven in wat hij wil weten: wat je hebt gedaan en wat je gaat doen.

Ik had een paar bazen die, hoewel ze vaak om gegronde redenen belden, mijn tijd niet respecteerden.

Ik werkte een zeer veeleisende baan, en zette veel uren op het werk, dus vaak waren de telefoontjes niet te rechtvaardigen.

Een ander die een (micro)controlefreak was die buiten de uren belde - vaak met het verzoek aan de portier om hem te waarschuwen als ik wegging en me 5-10 minuten later te bellen - gewoon om te laten zien wie echt de baas was.

Het gebruik van gezond verstand om te weten wanneer je telefoontjes moet negeren werkten vrij goed en/of het zeggen dat ik op het strand was / sliep / seks had / reed vrij goed uitkwam.

Moet ik hem gewoon terugbellen om hem vragen te laten stellen over hoe het met mijn werk gaat?

Een betere optie is om een ‘time sheet’ bij te houden waar je baas doorheen kan lopen om het werk dat je hebt gedaan te volgen. Het tijdsbestek moet rekening houden met al het werk dat je tijdens de werkdag hebt gedaan. Aan het eind van de dag kun je hem een statusmail sturen met de details van wanneer de opgegeven update voltooid en gemeld zou zijn.

De meeste antwoorden nemen een van de twee posities in:

1. 2. Communiceer meer van tevoren met je baas (gaat ervan uit dat de reguliere status een taakverantwoordelijkheid is)
2. 2. Stel je grenzen (veronderstel dat deze gesprekken buiten je werkvereisten vallen)

Dit zijn beide redelijke antwoorden, maar ik denk dat een meer algemeen antwoord kan helpen.

Hoewel het belangrijk is om te beseffen dat je een soort persoonlijke relatie met je baas hebt die onderhouden moet worden, is het ook belangrijk om te beseffen dat deze relatie in de eerste plaats gebaseerd is op een contractuele relatie.

Dus de vraag die je eerst moet stellen is, wat is je contractuele verplichting om je werk te doen?

Als je je baas de statusrapporten geeft die nodig zijn, en je wordt niet verwacht dat je buiten het werk bereikbaar bent, dan heb je geen verplichting om de telefoon te beantwoorden. Vanuit een persoonlijk relatieperspectief bent u waarschijnlijk ook het beste af:

1. 2. Het instellen van uw telefoon zodat deze niet overgaat als uw baas u buiten de uren belt (hiervoor zijn apps)
2. 2. Beleefd vragen of uw baas gewoon belt om te controleren of hij zich zorgen maakt over uw werk - en als het gewoon is om te controleren, kijk dan of hij met u kan checken op het werk, want het zal moeilijk zijn om te weten of hij ooit belt vanwege een noodsituatie op het werk als hij regelmatig belt.

Maar aan de andere kant - het kan zijn dat u niet volledig voldoet aan uw contractuele verplichting aan het bedrijf/uw baas met betrekking tot het up-to-date houden van de gegevens.

Dat kun je het beste zelf uitzoeken (of met je baas).

Maar uiteindelijk denk ik dat mensen veel te veel tijd besteden aan het bang zijn voor hun arbeidsstatus en zich niet realiseren dat hun bedrijf hen net zo hard nodig heeft als het bedrijf (anders hebben ze waarschijnlijk toch niet lang meer een baan).

Veel andere mensen hebben erop gewezen dat u misschien wilt overwegen om hem meer regelmatige updates te geven. Daar ben ik het helemaal mee eens. Er is geen reden dat hij de informatie die hij vraagt niet kan krijgen tijdens de normale werkuren. De gebruikelijke verwachting voor telefoontjes buiten de normale werktijden is dat ze alleen voorkomen in het geval van noodgevallen (wat zijn telefoontjes duidelijk niet zijn), maar deze weerspiegelen nog steeds een probleem dat moet worden aangepakt.

Een ding dat ik procesmatig zou willen voorstellen: weet u of andere mensen soortgelijke telefoontjes krijgen? Het zou me helemaal niet verbazen als dat zo is. Als dit het geval is, zou je misschien willen overwegen om regelmatige “stand-up” bijeenkomsten te suggereren waar je baas wordt uitgenodigd om de exacte vragen die hij je stelt te beantwoorden. Concreet zijn de traditionele vragen (in ieder geval voor degenen die de Scrum-ontwikkelingsmethode volgen): wat heb je gisteren gedaan, wat ben je van plan vandaag te doen, en heb je “blokkades” of hindernissen?