Hoe vraag ik nieuwe apparatuur aan voor het kantoor?

Tot op zekere hoogte vraagt u zich af hoe u het beste een overtuigende “business case” kunt opbouwen voor de dingen waar u achteraan zit. Om een overtuigende case op te bouwen kan het nuttig zijn om “eerst te proberen te begrijpen, dan begrepen te worden.”

Bij het bouwen van een case zijn de twee belangrijkste dingen om te benadrukken :

- we lopen risico en dit neemt het risico weg

- dit is een investering, en zal beloningen opleveren

In mijn ervaring reageren de meeste organisaties sneller op risico’s (angst) dan op beloning (hebzucht), dus bij het bouwen van de case kan dit een beter argument zijn. Belangrijker nog, misschien zijn mensen erg sceptisch over efficiëntieverbeteringen, tenzij ze ofwel toelaten om het personeelsbestand te verminderen ofwel een dwingende verbetering te produceren (meestal een x10 factor, of 5%-10%+ van uw totale werktijd in een week)

Dus - *Ik stel voor dat u waar mogelijk probeert de verbetering die u nastreeft te koppelen aan risicovermindering, tenzij u een dwingende reden kunt geven om kosten/tijdbesparing te realiseren. * Voorbeelden hiervan kunnen zijn:

• vermindering van het risico op letsel bij werknemers (stilstand, juridische implicaties)
• vermindering van het risico op een werknemersvlucht/omzet (slechte omstandigheden, apparatuur)
• vermindering van het risico op een slechte klant-/investeerdersperceptie (verouderde hardware, smerige kantoren)

Het tweede punt dat moet worden overwogen is waar het geld vandaan komt.

In de meeste organisaties zijn er twee delen - of je baas het “afteken”-niveau heeft om deze dingen direct goed te keuren, en of ze een budget hebben gereserveerd voor dit soort dingen.

Deze twee zaken zijn belangrijk, want als je baas niet de directe budgetcontrole of het aftekenen heeft, dan zullen ze naar een andere betwiste pot met geld elders in de organisatie moeten gaan (HR, IT, of hun lijnmanager), wat over het algemeen veel meer werk zal zijn (voor je baas), en een veel dwingender zaak zal vereisen.

Denk aan de situatie waarin je baas de gezondheids- en veiligheidscase aan iemand anders moet voorleggen voor de voorzitter - een senior manager, of HR misschien. als zij actie ondernemen in jouw geval, zullen ze actie moeten ondernemen in de hele organisatie. De kosten zijn niet langer $500, maar $500 voor iedereen met een oudere stoel.

Als dit het geval is, dan is het meestal beter om de kwestie informeel aan te kaarten bij je manager, en het vanaf het begin over de hele organisatie te laten gaan, niet alleen over jou, en te leiden met het belangrijkste argument en ondersteunend bewijs:

“Ik kwam dit artikel tegen dat suggereert dat slechte ergonomie meer dan $miljoen per jaar kost, nationaal, in termen van uitvaltijd van werknemers en gevallen van letsel op de werkplek. Dit is een reëel risico voor ons - hoe kunnen we dit oplossen?”

geeft vanaf het begin aan dat u zich bewust bent van de implicaties voor uw baas van wat u vraagt , en door hen de ammunitie te geven die ze nodig zullen hebben om de zaak met anderen aan te pakken, is het veel waarschijnlijker dat ze op een positieve manier zullen reageren.

Afhankelijk van uw situatie wilt u misschien samenwerken met collega’s als velen van u vergelijkbare werkomstandigheden en verzoeken hebben. Hoe meer van jullie samen optrekken, hoe meer druk jullie op het management kunnen uitoefenen. Ook, hoe minder spanning er ontstaat tussen jou en anderen (want het kan gebeuren als je alleen nieuwe apparatuur krijgt maar anderen niet).

Aan de andere kant, hoe meer je bent, hoe duurder het voor het management is om aan je verzoeken te voldoen, wat de kans op succes kan verminderen.

Een ander belangrijk aspect is om je verzoek in te kaderen in termen die het management kan begrijpen en overtuigend kan vinden. Dat wil zeggen, focus op kosten versus baten. Bijvoorbeeld

• “Een nieuwe PC met snellere CPU, meer geheugen en een SSD-schijf zou het bedrijf ongeveer $NNN kosten. Het zou echter de compilatietijd van onze applicatie terugbrengen van 10 minuten naar 1 minuut, waardoor er gemiddeld X minuten per dag worden bespaard. Dit zou oplopen tot $MMM per maand op basis van mijn salaris, waardoor de initiële investering in P maanden wordt terugverdiend.”

U kunt ook het web googlen voor onderzoek naar de positieve effecten van ergonomisch meubilair (en de negatieve effecten van het ontbreken daarvan). Veel hangt af van de lokale wetgeving, maar bedrijven in de meeste landen kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor het ontwikkelen van langdurige gezondheidsproblemen van werknemers als gevolg van ergonomisch uitgeoefende werkomstandigheden. Met andere woorden, het verbeteren van de ergonomie van uw werkplek kan worden gezien als een investering van uw bedrijf om de kosten van de gezondheidszorg op lange termijn te verlagen, en ook om de tevredenheid van de werknemers te verhogen - wat op zijn beurt het verloop vermindert, waardoor opnieuw aanzienlijke directe en indirecte kosten worden bespaard.

Ergonomisch meubilair ziet er misschien prijzig uit, maar een stoel / bureau van hoge kwaliteit kan een decennium lang meegaan. Vergeleken met het gecumuleerde salaris van een gemiddelde werknemer gedurende dezelfde periode, zijn deze kosten peanuts (of toiletpapier :-). Uw bedrijf kan dus op lange termijn een groot verschil maken in de stemming, de inzet en de gezondheid van de werknemers met een investering waarvan het equivalent als loonsverhoging waarschijnlijk door de meesten onopgemerkt zou blijven.

Persoonlijk zou ik het verzoek aan HR onze leidinggevende benaderen vanuit een gezondheids- en veiligheidsperspectief in plaats van vanuit een economisch standpunt. Werkplaats ergonomie zijn een zeer belangrijk onderwerp.

• Zitten op een goede en comfortabele stoel is essentieel voor je gezondheid op de lange termijn.
• Het hebben van een goed afgesteld bureau is belangrijk voor het vermijden van Repetitieve belastingsblessures .
• Een lawaaierige en drukke omgeving kan ook schadelijk zijn voor uw gezondheid, maar het staat ook op nummer 8 op de lijst van 10 Meest dodelijke fouten in softwareontwikkeling

Een snellere computer kan uw productiviteit verhogen en een tragere computer kan uw gezondheid niet aantasten.

Ik zou verbaasd en teleurgesteld zijn als uw HR-afdeling deze overwegingen niet serieus neemt.

U weet dat ik in het verleden het meeste succes heb gehad door simpelweg het proces om nieuwe apparatuur of meubilair aan te schaffen uit te zoeken en het formulier in te vullen en aan mijn manager te overhandigen. Een groot deel van de tijd denken we dat iets moeilijker zal zijn dan het is. De reden dat je slecht meubilair hebt kan zo simpel zijn als niemand heeft gevraagd om beter meubilair.

Nu is de timing natuurlijk alles, je doet dit niet als ze net een ontslag hebben aangekondigd of een slechte kwart finacially. Maar eigenlijk willen de meeste managers niet het onderzoek hoeven te doen om te bepalen wat voor soort stoel en waar je hem kunt krijgen en willen ze geen tijd kwijt zijn met het invullen van het papierwerk. Als je dat allemaal doet voordat je het verzoek doet, maak je het hem veel gemakkelijker om ja te zeggen, als hij het budget heeft. Het enige wat hij hoeft te doen is het verzoek te ondertekenen.

Als hij het budget dit jaar niet heeft, kun je vragen of hij er volgend jaar nog wat budget voor kan krijgen. Daarom is het laatste kwartaal van het jaar vaak een goed moment om de aanvraag te doen - er kan een onbesteed budget zijn dat ze willen uitgeven zodat ze het volgend jaar niet verliezen of ze kunnen een manier vinden om de apparatuur in het budget voor volgend jaar te financieren voordat het allemaal is uitgegeven.

Ga niet uit de weg bij je manager. Hou hem op zijn minst op de hoogte. HR kan al dan niet gepast zijn, afhankelijk van wie het kantoor herinricht.

Twee belangrijke punten die u naar voren wilt brengen:

• Is uw huidige bureau goed ontworpen als computerwerkplek?
• Is uw huidige stoel ondersteunend & verstelbaar genoeg om uw rug, heupen, nek & bovenlichaam te ontlasten?

Ergonomie & comfort zijn belangrijk, maar je kunt niet zomaar zeggen “Ik wil een nieuw bureau & stoel” - het zou duidelijk moeten zijn (en zo niet, dan moet je er op wijzen) dat de juiste bureau- & stoelopstelling een langdurige impact heeft op de gezondheid, wat uiteindelijk zal leiden tot hogere of lagere kosten voor de gezondheidszorg.

Nieuwere kantoormeubels zullen ook een positieve invloed hebben op het moreel, en als consultants, klanten (huidige of toekomstige) of toekomstige werknemers uw kantoren ooit zien, dan stuurt 20 jaar oud meubilair een negatief signaal naar die mensen over het bedrijf.

Wat betreft de langzame computer, kunt u aantonen dat u met een nieuwer systeem productiever zult zijn? Toen ik voor het laatst een nieuwe PC aanvroeg, begon het gesprek met “Ik gebruik nog steeds Windows XP, en de systemen die de code draaien die ik schrijf zijn zoveel nieuwer (en dus heel anders) dat het de ontwikkeling bemoeilijkt”. Geen vragen over het krijgen van een upgrade.

Noise is een andere die je moet demonstreren. Zal het een afleiding zijn van je concentratie? Besteed je veel tijd aan telefoongesprekken, waarbij het achtergrondgeluid een belemmering wordt? Als je in hokjes zit, kunnen ze dan zo ontworpen worden dat ze een deel van dat lawaai blokkeren?

Als je collega’s hebt die je zorgen delen en je kunt samen naar het management gaan als een groep, dan zal dat veel helpen.

Je moet een business case maken.

Wat vaak over het hoofd wordt gezien is het feit dat gelukkige werknemers ook geld waard zijn. Als werknemer A zegt “Ik zit hier op deze vuilnisstoel met een te hoge tafel, ziet mijn werkgever er niet uit voor mij”, dan zal die werknemer ook niet veel om zijn werkgever geven, terwijl werknemer B die zegt “Mijn werkgever geeft gewoon veel geld uit aan een zeer comfortabele stoel voor mij”, waarschijnlijk ook zal zeggen “Ik kan die extra baan die op het laatste moment binnenkwam wel aan, geen probleem”.

De persoon die een nieuwe computer krijgt is niet alleen productiever omdat de computer sneller is, maar ook omdat ze niet bang zijn om met die oude, langzame computer te moeten werken en het zo mogelijk uit te stellen.