Ik praat met mijn baas met behulp van een instant messanger. Ik heb één vraag gesteld en ik heb geen antwoord gekregen na lang wachten. Hoe kan ik mijn manager nu beleefd vragen “ben je daar?” en “ben je nog steeds bij me?”? Ik denk dat deze voorbeelden niet de beste manier zijn. Is mijn perceptie juist?
Ik geloof dat alles behalve verbale communicatie asynchroon is. Dit geldt ook voor instant messaging. Als ik aan iets werk, laat ik het niet zomaar vallen om te reageren op iets anders dan een telefoontje of een persoonlijk bezoek, en tenzij het belangrijker is dan wat ik doe, resulteert een telefoontje meestal in “Ik bel je over XX minuten terug, als ik klaar ben met YY-taak”.
Controleer eerst de status van de andere persoon. Is hij weg of inactief (misschien om aan te geven dat hij niet achter zijn computer zit)? Zo ja, dan heeft hij uw bericht misschien nog niet gezien. Als u een gedeeld kalendersysteem heeft, wordt de andere persoon dan aangegeven als bezet? Zo ja, dan is hij misschien bezig met ander werk en zal hij niet reageren.
Als u een onmiddellijk antwoord nodig heeft, overweeg dan het gebruik van een synchrone communicatiemethode. Voer een telefoontje uit of ga naar het kantoor van de andere persoon. Wacht anders tot ze beschikbaar zijn (niet weg, niet inactief in de IM-client) en stuur een ander bericht om aan te geven dat je een antwoord nodig hebt. De precieze manier om het te verwoorden hangt af van uw relatie en vertrouwdheid met de andere persoon. U kunt ook overwegen om een e-mail te sturen in plaats van een IM.
Dit overkomt me zo nu en dan. Ik weet dat mijn baas waarschijnlijk door iets anders werd afgeleid en gewoon vergat terug te komen. Dus ik heb de neiging om mijn oorspronkelijke vraag op te helderen, een mogelijk antwoord voor te stellen, of wat extra details toe te voegen.
Bijvoorbeeld:
[1:00pm] Ik: Dus denk je dat we moeten pushen om deze build out vandaag te krijgen of te wachten op een geplande release?
[14:00pm] Ik: Ik denk dat we het kunnen redden zonder de fix voor een paar dagen en het hebben van de noodontgrendeling te vermijden. Klinkt dat goed voor je?
Dit maakt het zo dat ik niet te ongeduldig of onbeleefd lijk, maar zijn IM-cliënt zal hem opnieuw op de hoogte brengen van mijn in afwachting zijnde bericht als een vriendelijke herinnering dat ik op een antwoord wachtte.
Ja, IM'ing “ben je daar?” (of een andere gelijkwaardige “bump”), kan worden geïnterpreteerd als een beetje vervelend.
Er kunnen vele redenen zijn waarom hij niet antwoordt. Naast het feit dat hij bezig is zoals anderen hebben gesuggereerd, kan het ook zijn dat hij verwacht dat je het antwoord weet (of vindt). Het kan zijn dat het antwoord te complex is om in een korte zin te beantwoorden. Het kan zijn dat hij het eigenlijk niet weet.
Afhankelijk van de context zou een van deze antwoorden beter zijn dan “ben je daar?”
Dit gebeurt de hele tijd in een virtuele lijn van het werk. Het is waarschijnlijk dat ze ofwel je IM zagen en afgeleid werden, of dat ze al afgeleid waren en de IM niet zagen. Het is onwaarschijnlijk dat ze je gewoon ‘negeren’ (tenzij ze in het verleden gedrag ten opzichte van je hebben vertoond).
IMO heb je een van de twee opties. Als je een direct antwoord nodig hebt (het heeft een werkonderbreking veroorzaakt) is het niet onbeleefd om simpelweg te vragen ‘ben je er nog steeds’ of de telefoon op te nemen en hen te bellen, en te zeggen ‘hé, ik heb een snelle vraag, heb je een minuutje? Als je manager/baas ze liever NIET afluistert over iets dat voor jou een werkonderbreking is, dan is er iets ernstig mis met hun managementstijl.
In de meeste gevallen is het waarschijnlijk geen werkonderbreking, in dat geval stel ik voor dat je ze gewoon je vraag mailt, en dat ze dan contact met je opnemen wanneer het hen uitkomt. Of, je zou gewoon een paar uur kunnen wachten en ze dan vragen of ze kunnen IMen (alsof je een nieuw gesprek begint, want inmiddels zijn ze je vraag en gesprek toch al vergeten).
Kortom, gebruik IM voor wat het is, maar realiseer je dat IM’s slechts één “taak” meer zijn op een gebruikerslijst van meerdere taken. Verwacht niet dat het een persoonlijk gesprek wordt.
Ik zou de baas waarschijnlijk vragen, “Hoe wil je dat ik controleer of je er bent?” en dan gebruik maken van wat voor antwoord dan ook. Sommige mensen vinden het misschien goed met een “?” of “Hallo?” of andere zinnen en sommige niet. Beter om van tevoren uit te werken wat de voorkeur heeft. Sommigen geven er de voorkeur aan om direct aangesproken te worden.
Hoe moeilijk het ook is om te onthouden wie op welke manier aangesproken wil worden, het kan een nuttig relatie-instrument zijn dat Bob graag geschud wordt, Sally houdt ervan om een “?” op haar scherm te krijgen, enz.
Waarschijnlijk denkt hij na over andere referenties en bereidt hij het antwoord op uw vraag voor. Wacht zoveel mogelijk. Als het veel tijd kost om te antwoorden, dan is het gewoon een kwestie van typen als: “Zou het zo zijn, dan neem ik aan dat het zo is en zo”. Hij zou op zijn minst “ja” of “nee” kunnen antwoorden of iets anders. Dus je kunt er zeker van zijn dat jullie beiden verbonden zijn.
Een andere manier is hem gewoon vragen als “kan ik je snel bellen om hierover te discussiëren” of “Ben je comfortabel om te discussiëren in de telefoon in plaats van IM” bieden andere manieren om te communiceren. Als het niet dringend is kunt u vragen “Kan ik je een mailtje sturen zodat je me later terug kunt bellen” etc.
Ik denk dat het oké is om een keer op hun status te vragen met een ‘ga je nog steeds over?’ type vraag. Zoals gezegd is IM asynchroon maar snel genoeg om een gesprek en de etiquette die dat met zich meebrengt mogelijk te maken.
Ik heb telefoontjes ontvangen tijdens een gesprek op IM en normaal gesproken zal ik IM een waarschuwing geven dat ik een tijdje niet beschikbaar zal zijn, In een paar gevallen is er een noodgeval opgedoken waarbij ik ben vergeten IM persoon te vertellen en dankbaar ben voor een herinnering omdat ik denk dat het onbeleefd is om gewoon te verdwijnen.
Als ik aan de ontvangende kant concludeer dat de persoon je per ongeluk vergeten is of je negeert. Als ze vergeten zijn is alles goed met een herinnering, als ze je negeren dan heb je grotere problemen.
Er is altijd de mogelijkheid om te wachten tot je baas een vraag stelt over IM en niet te antwoorden tot ze een zet doen. Dan weet je hoe ze het aanpakken, dan claim je gewoon internetproblemen en daar is niets wijzer op.