Hoe vraag je een gesprek aan met iemand die ik niet ken?

Als een willekeurige persoon die ik niet kende een een-op-een ontmoeting met mij zou plannen, zou ik erg in de war zijn, en ik zou aannemen dat het een vergissing was. Ik zou het waarschijnlijk in het begin negeren, in de hoop dat de afzender zijn fout zou rechtzetten. Na een bepaalde tijd, als het niet wegging, zou ik de vergadering zonder commentaar afwijzen.

Misschien ben ik in de minderheid, maar dit is me slechts zelden overkomen. Mensen stellen zich altijd eerst voor, waardoor er geen verwarring ontstaat. Dat is echt het beste wat je kunt doen. Stuur een e-mail met de mededeling dat je een vergadering wilt plannen, en zorg ervoor dat je zegt waarom. Als je de mogelijkheid hebt om hun schema te bekijken, stel dan een tijdstip voor.

De beste manier is om verwarring te voorkomen en geen veronderstellingen te maken.

Ik sta vaak aan de ontvangende kant van dit soort uitnodigingen. Wat vanuit mijn perspectief het beste werkt is een uitnodiging met een inleiding, doelstellingen en agenda voor de bijeenkomst (die alle uitnodigingen toch al zouden moeten hebben!),

Zoiets als:

“Hoi, ik ben Bob en ik ben de nieuwe stagiair op de xyz-afdeling. Mijn manager dacht dat het een goed idee zou zijn om met u samen te komen om meer te weten te komen over afdeling abc. Ik zou het op prijs stellen als je een half uurtje tijd zou hebben voor een snelle kennismaking en wat introducties over jouw wereld. Als het deze keer niet lukt, zal ik graag een nieuwe afspraak maken”.

Dat maakt het voor mij het snelst en het gemakkelijkst: Ik begrijp snel waar dit over gaat en als het allemaal goed is, kan ik gewoon op “accepteren” drukken of op een andere manier een snel antwoord geven om af te nemen of aan te passen. Indien mogelijk zou ik iets vermijden dat meerdere communicaties vereist. Als je in bericht kunt komen, doe het dan in één bericht.

Dit zal veel variëren op basis van cultuur.

Bijvoorbeeld, als Amerikaan vind ik het niet erg om alleen maar een ontmoeting te hebben met iemand die ik nog nooit heb ontmoet. Het kan me niet echt schelen of anderen het met mij doen (zolang ik maar context heb voor waarom ze dat doen). Dit komt vrij vaak voor in directe culturen.

Mijn baas komt echter niet uit een westers land. Hij voelt zich echt ongemakkelijk als mensen willekeurig met hem vergaderen, omdat het erg onpersoonlijk en bot/abrupt is. Hij zou zich veel meer op zijn gemak voelen met een inleidende e-mail waarin hij eerst vraagt om een ontmoeting op te zetten. Of als iemand persoonlijk aan hen werd voorgesteld, eerst.

Generaliseren, de westerse cultuur is direct en waardeert business eerst, relatie tweede. Mensen met deze achtergrond zullen het waarschijnlijk niet erg vinden als je willekeurig een vergadering inroostert (zolang je hun tijd maar niet verspilt). Mensen uit minder directe en meer relationele culturen zullen zich veel meer bekommeren om hoe je dit doet. De relatie is voor hen belangrijk.

In principe zal het veel afhangen van de cultuur. Zowel van uw bedrijf als van enige invloed vanuit de achtergrond van alle betrokkenen.

Uw beste antwoord zal zijn om het aan uw baas te vragen. Ze moeten een goed gevoel hebben voor je interne bedrijfscultuur, de mensen kennen en een meer contextgebonden antwoord kunnen geven.

• *

Wat ik zou (en doe) benaderen:

• Stuur een introductie e-mail met de mededeling “mijn baas stelde voor dat ik je de hand zou reiken met betrekking tot X”. Kan ik 30 minuten op onze kalender zetten om hierover te praten?“
• Stuur na het krijgen van een reactie een vergaderingsbericht

Als u een vergadering wilt sturen zonder de intro-e-mail, zorg er dan voor dat u clear context vermeldt dat 1) uw baas het heeft voorgesteld en 2) waarom u een vergadering heeft.

Het maakt niet uit welke communicatietechnologie u gebruikt, u wilt de persoon ervan overtuigen dat de bijeenkomst de moeite waard is. U moet nadenken over de waarde van de vergadering. Helpt het hen om hun werk te doen? Waarschijnlijk niet. U wilt ze laten zien dat het de organisatie zal helpen en dat u respectvol met hun tijd omgaat. U moet uw vragen voorbereiden zodat de vergadering u de antwoorden geeft die u zoekt. Het zou nuttig zijn om te laten zien dat je dat hebt gedaan. Als je dat doet, zullen veel mensen je graag helpen.

Een verhaal dat laat zien waar ik het over heb. Ik kreeg een telefoontje van een zeer jonge ingenieur. Ze vroeg hoe we bepaalde problemen op mijn programma hadden opgelost, zodat ze dat op haar programma kon toepassen. Ze had de tekeningen zorgvuldig bestudeerd en een lijst met specifieke vragen laten opstellen. Ik beantwoordde de vragen die ik kon stellen en leidde haar naar mensen die de andere vragen konden beantwoorden. We hebben 20 minuten aan de telefoon gezeten. Ik was blij dat ik haar en ons bedrijf had geholpen om met haar problemen om te gaan. Haar voorbereiding had het gesprek zeer productief gemaakt.

Ik zou het binnen Outlook proberen en kijken of je hun schema kunt bekijken zodat er bij het boeken van een vergadering niet al iets is.

Als dat niet werkt, dan zou ik waarschijnlijk voorstellen om naar hun bureau te gaan zodat ze hun beschikbaarheid snel kunnen opzoeken, ervan uitgaande dat deze vergaderingen binnenkort worden gehouden. Als je het goed vindt om lang te wachten, dan ga ik misschien naar de e-mail, wat misschien wel de laagste prioriteit heeft. Dit kan ook het belang van de vergadering overbrengen, omdat e-mail op sommige plaatsen genegeerd kan worden, althans van wat ik heb gezien in mijn jaren van werken.

IM heeft alleen zin als de mensen bekend staan om het te gebruiken en is een manier om iemand te pakken te krijgen. Als een manager 90% van de tijd in vergadering is, dan kan het zijn dat een IM beter is dan de gebruikelijke e-mail. Anders kan het misschien niet veel doen.