Hoe vraag ik beleefd naar de "urgentie" van een werkvraag - d.w.z. op welke datum moet deze zijn afgerond?

Zodra het werk aan u is toegewezen, als u geen deadline heeft, krijgt u er een. Het klinkt alsof je een ondersteunende rol hebt en misschien een aantal andere mensen in het bedrijf ondersteunt. Elke taak die je hebt zou een deadline moeten krijgen. Als je werk toegewezen krijgt dat geen deadline heeft, moet je er om vragen.

Ik zou het verzoek verwoorden zoals:

Wat is de laatste datum waarop ik dit gedaan kan krijgen en je nog steeds aan je schema’s moet voldoen?

Het verwoorden van je behoefte zoals dit zal aangeven dat je het project dat je ondersteunt wilt helpen om aan hun behoeften te voldoen, maar begint ook aan te geven dat je ander werk hebt met andere vervaldata.

Als je een soort werk moet ondersteunen voordat het personeel van het project het overneemt, moet de projectmanager in staat zijn om uit te zoeken op welke datum je je werk kunt overdragen aan iemand van het projectteam om vertragingen te voorkomen.

Ik zou ook overwegen om je manager erbij te betrekken om het proces te stroomlijnen, vooral als je vaak taken krijgt zonder vervaldatum of met onredelijke vervaldatums. Aan elk verzoek aan de IT-afdeling moet een “volledige” datum gekoppeld zijn. De mensen die de verzoeken bij uw afdeling indienen, moeten ook begrijpen hoe lang het duurt om het werk te doen - het verschil tussen de datum van het verzoek en de voltooiingsdatum mag niet korter zijn dan de minimale tijd die nodig is om de taak te voltooien. Elk project dat uw steun nodig heeft, moet zich realiseren dat u meerdere projecten ondersteunt en dat u hun behoeften zo vroeg mogelijk moet communiceren, zodat de benodigde tijd en middelen effectief kunnen worden ingepland.

Ik kan me vergissen, maar het klinkt alsof je meerdere PM’s hebt die je werk geven - in dat geval denk ik niet dat je moet vragen wat de deadline is, ik denk dat je je klanten moet doorverwijzen naar je directe manager wiens taak het is om al je werk te prioriteren (en deadlines toe te wijzen).

Het probleem met het krijgen van “deadlines” van meerdere mensen is dat elke persoon altijd 100% zal geloven dat zijn of haar verzoek belangrijker is dan alle andere mensen, en ze zullen niet weten of er iets om geven dat je verzoeken krijgt van vier of vijf andere mensen tegelijk. Dus je hebt een enkele persoon die alle verzoeken doorloopt, en die enkele persoon heeft genoeg pull nodig om één verzoek te kunnen prioriteren boven alle andere.

Zie ook het antwoord op deze rode draad: nee zeggen tegen projectmanagers? “.

Anderen hebben al gezegd dat er geen reden is om te aarzelen om te vragen naar de prioriteit van de taak. Er is echter nog een andere overweging die uit de antwoorden lijkt te glijden:

Je moet de taak inschatten voordat je het eens wordt over de deadline. Aangezien elke taak het resultaat is van wederzijdse overeenstemming, moet je niet blindelings een deadline accepteren. In plaats daarvan,

1. Probeer een schatting te maken van de taak, zoek uit welke middelen (inclusief tijd) je nodig hebt om de taak uit te voeren;
2. 2. Hoewel schatting meestal een taak met een hoge prioriteit zou moeten zijn, zou het je andere opdrachten niet moeten onderbreken. Als dat wel het geval is, maak dan een schatting als een aparte taak en onderhandel erover** ;
3. 3. Als de taak opsplitsbaar is, negeer dit feit dan niet, want het analyseren van onderdelen zou de nauwkeurigheid van je schatting ten goede komen;
4. 4. Als de schatting klaar is, kom dan met de oplossingen die in de andere antwoorden worden gegeven;
5. Als de gegeven taak het uitstellen van andere taken vereist, vergeet dan niet te onderhandelen met degenen die wachten op uw resultaten voor andere taken, omdat ze misschien niet blij zijn te weten dat u te laat bent.

Je probeert er niet achter te komen wanneer de deadline is, je vraagt het gewoon. Elke speculatie van jouw kant zal waarschijnlijk vals zijn, en zelfs als je het af en toe goed doet, zijn deadlines niet echt iets waar je over moet speculeren.

Vraag het gewoon. Als het antwoord is “doe het zo snel mogelijk”, doe het dan zo snel mogelijk.

U moet niet beknopt zijn over het vragen naar een vereiste datum - u verzamelt alleen maar informatie om uw klant beter van dienst te kunnen zijn.

U moet wel voorzichtig zijn met het afspreken van een datum, en u kan dit niet doen totdat u weet -

1. hoe lang de klus zal duren, en
2. wanneer u die tijd beschikbaar heeft.

Zodra u die twee bits aan gegevens heeft, kunt u zich veilig vastleggen op een specifieke datum.

Dus, wanneer je de klant vraagt wanneer ze het willen hebben, ben je ofwel gewoon informatie aan het verzamelen, en maak je geen enkele verplichting (maak dat duidelijk) of je kunt de klant vertellen of je de datum kunt halen of niet.

Als je je niet eerlijk kunt verbinden aan de datum die de klant wil, dan moet er wat onderhandeling gebeuren, over welke taken je op welk moment doet. Wie dat ook doet, ze moeten de algemene prioriteiten begrijpen.

Ook, sorry, maar ik denk dat je best gewoon vraagt wanneer het nodig is, in plaats van te vragen naar ‘de laatste datum waarop je dit nodig hebt’ of wat dan ook. Wees gewoon eerlijk en open.

Deadlines en ASAP zijn niet erg nuttig als planningsinstrument: Het maken van de deadline betekent dat je iets anders in gevaar brengt. De beslissing moet een begrip bevatten van welke compromissen het gaat.

Vaak ** bent u** in de beste positie om de relatieve urgentie van al het werk dat voor u beschikbaar is te beoordelen, maar het is de beslissing van uw baas hoe u prioriteit geeft aan uw werk. Je geeft je baas de informatie:

Taak A is belangrijk, maar het zal lang duren; ik zou 80% van het werk in 20% van de tijd moeten doen, en dan verder gaan.

Taak B is niet zo belangrijk, maar het is echt snel; ik zou het eerst moeten doen.

Dan is het aan je baas om je te corrigeren op basis van een breder begrip van de behoeften van het bedrijf:

Ja, doe eerst Task B, maar ga dan verder met Task A, ook al zal het lang duren.

Echter, in het geval dat je het vraagt, lijkt het erop dat je niet weet hoe je dit werk moet prioriteren, dus je vraagt:

Ik denk dat Taak A zo lang zal duren, maar ik weet niet zeker hoe ik het moet prioriteren ten opzichte van Taak B, C en D. Wat denk je?

Ik heb te maken gehad met managers die klinken als de klanten waar je mee te maken lijkt te hebben. Ik zorg er altijd voor dat ik drie dingen van hen krijg:

• Wat is de vervaldatum hiervan?
• Wat is mijn deliverable?
• Welke taken moet ik laten vallen om dit te laten gebeuren?

De laatste kan naar je directe manager gaan, maar alle drie zijn belangrijk. De meeste managers / klanten zullen ervan uitgaan dat alle tickets belangrijk zijn totdat ze gedwongen worden om alle drie de aspecten van een taak in overweging te nemen.

De eerste is gemakkelijk te flippen over (‘Gisteren!’), maar de tweede en derde dwingen hen om hun kwestie te verwoorden en hun lievelingen te vermoorden. Meer dan eens is mij een ticket toegewezen met de hoogste prioriteit, maar getrokken nadat de manager zich realiseerde dat ze niet wisten wat ze eigenlijk wilden, of dat ze niet bereid waren om te stoppen met werken aan een ander ticket om dat ticket te laten gebeuren.