Hoe begin ik een e-mail naar een bedrijf?

Als je bij een telefoontje de naam krijgt van de persoon die je schrijft, dan is dat het beste. Het laat ook zien dat je bereid bent om een beetje moeite te doen (het ziet er niet uit als een deel van een hervatting van het werk voor iedereen). Maar dit is niet altijd mogelijk.

Ik heb “Beste (bedrijfsnaam) team” met succes gebruikt. Ik heb ook net “Hallo” of “Groeten” gebruikt.

Ik heb sollicitaties ontvangen met allerlei groeten, van “Lieve heer/mevrouw” tot helemaal niet.1 Het maakte voor mij niet echt een verschil, maar ik ben een technisch persoon, niet een HR persoon, en ze zouden zich misschien anders gedragen. Of niet; het zijn ook mensen. :-)

• *

1: Ik heb het hier over sollicitaties die via e-mail kwamen; voor een papieren sollicitatiebrief zou ik altijd een soort van groet gebruiken.

Het hangt een beetje af van de douane, waar je ook bent. In het Verenigd Koninkrijk zou “Dear Sir/Madam” de meest voorkomende aanpak zijn, denk ik.

“To whom it may concern” is een meer formele aanpak, misschien te formeel voor een sollicitatie. Afhankelijk van het bedrijf.

Een andere aanpak is om het bedrijf te bellen en te vragen of ze een HR-afdeling hebben of wie er voor een bepaalde functie in dienst treedt. Of zelfs gewoon wie de e-mails ziet die naar het adres worden gestuurd dat je hebt.

Afhankelijk van wat ik weet over de cultuur van het bedrijf waar ik naartoe schrijf, ben ik zelfs bekend met een generieke “Hi” of “Hi there”.

Ik heb een keer “lieve beslisser van mijn lot” geschreven en kreeg daar een geweldige reactie op (de rest van de brief was net zo speels / oneerbiedig, maar ook heel erg over het verkopen van mezelf).

Een ding heb ik geleerd is dat er echt geen one-size-fits-all is voor dit soort dingen, en helaas zul je niet altijd weten wie je publiek is. Ik zou echter aanraden om zoveel mogelijk jezelf te zijn bij het schrijven van een e-mail of een sollicitatiebrief…eigenlijk zou ik aanmoedigen om gewoon jezelf te zijn in het hele proces van het krijgen van een baan, omdat het helpt om ervoor te zorgen dat je goed bij hen past en dat ze ook goed bij jou passen.

Echter, zoals je al zei, de introductie is een soort van ondergeschikt. Je wilt niet dat het een beetje te ver gaat, dus schrijf gewoon wat voor jou comfortabel voelt of helemaal niets. Een simpel “hallo” is waarschijnlijk net zo onschuldig als je gaat krijgen. In principe in een van uw contacten met een potentiële werkgever, wilt u niet de aandacht vestigen op iets dat niet over het probleem in kwestie, die in een e-mail cover-letter is alles over uw interesse in het bedrijf en hoe geweldig een fit je zou zijn. Gebruik sterke taal om die onderdelen over te brengen en bagatelliseer de dingen die er niet toe doen of die wrijving veroorzaken. Met andere woorden, je wilt niet dat iemand ook maar een beetje moet nadenken over je aanhef (tenzij het specifiek bedoeld is om ze in te trekken zoals ik hierboven heb gedaan, maar dat is over het algemeen een riskant iets om te doen).

Ik denk dat als je “Beste "bedrijfs” vertegenwoordiger" zou schrijven een goede en meer formele manier dan hallo of groeten, omdat ik kan zien dat je je zorgen maakt over de formaliteit van de e-mail.