Het viel me op dat sommige mensen zichzelf in “cc” inculteerden toen ze een e-mail verstuurden. Wat is de reden hiervoor? Een snelle zoektocht op google toonde aan dat verschillende mensen willen leren hoe ze dit automatisch kunnen doen.
De meeste mensen die ik ken die dit gedrag vertonen, hebben dus een e-mail in hun inbox die de keten voortzet, en ze kunnen hun reactie zien in de tijdlijncontinuïteit van de keten. Als je zelf niet CC, de meeste e-mailclients laten je reactie niet zien, omdat deze naar de “Verzonden” map gaat, en niet in je Postvak IN of dezelfde map waarin de e-mailketen zich bevindt, verschijnt.
We hebben de neiging om meerdere projecten te laten leven op een bepaald moment. We gebruiken onderwerpen als:
[Project A]: Discussie over blah
Ik stel regels op in Outlook waar als een e-mail “Project A” in het onderwerp bevat, het moet worden gerouteerd naar de “Project A” map in mijn inbox. Als ik zelf in deze e-mails CC gebruik, kan ik er zeker van zijn dat mijn “Project A” map alle gerelateerde e-mails bevat, inclusief de e-mails die ik heb verstuurd.
Het betekent ook dat ik periodiek mijn Sent Mails map kan opruimen zonder me zorgen te maken over het verlies van project specifieke e-mails.
Sommige mensen gebruiken hun e-mail inbox (en soms ook andere tools in hun e-mail client, zoals Outlook’s Todo lijst) om werktaken op een centrale locatie te beheren. In dit geval is het plaatsen van e-mails die aangeven dat er iets moet gebeuren (een taak, iets om op te volgen, enz.) in hun inbox een manier om het zichtbaarder te maken dan in hun map met verzonden items. Door een CC aan zichzelf toe te voegen, wordt het item onmiddellijk als ongelezen in hun inbox geplaatst tot ze het op de juiste manier verwerken.
Ik heb zelf alleen CC als ik een “papieren spoor” moet maken. Meestal is het voldoende om te wachten op het antwoord van de andere persoon voordat ik weer aan de draad denk, maar als ik merk dat de andere persoon niet reageert of als ik moet opvolgen als de andere persoon niet reageert in een bepaalde hoeveelheid tijd zal ik zelf CC doen. Zodra ik zelf CC’d heb is het makkelijker om later te antwoorden en iedereen die de thread later leest kan het gat in de reactie tussen mijn twee e-mails zien. Meestal zien mensen dit gebeuren en willen ze antwoorden zodat het niet lijkt alsof ze het probleem zijn.