Wat is een mooie manier om te zeggen dat ik BUSY ben zonder te zeggen dat ik BUSY ben? (Hoe ga ik om met afleiding op de werkplek?)

Er wordt veel over dit onderwerp geschreven. Hier is slechts één artikel dat volgens mij een mooie, beknopte titel heeft: Maker’s Schedule, Manager’s Schedule

Het punt is dat degenen die belast zijn met het produceren van iets tastbaars - vooral creatieven zoals ontwerpers en programmeurs - ononderbroken werktijd nodig hebben. In tegenstelling tot het management, waar veel van hun werk is voortdurend vergaderen, hebben ontwerpers tijd nodig om zich te concentreren en echt in hun project te stappen.

Vele jaren geleden was ik op een conferentie en kreeg ik Clement Mok antwoord op een vraag over de manier waarop zijn bedrijf klanten factureerde. Hij verklaarde (parafraseert) dat ze in stappen van 4 uur factureren, maar dat ze liever 8 uur zouden factureren. Terwijl dat over facturering ging, was zijn punt dat je een flinke hoeveelheid tijd moet besteden aan het produceren van creatief werk. 8 half uur gedeeld door 8 half uur vergaderen op één dag laat je niet toe om bijna de hoeveelheid of de kwaliteit van het werk te produceren die een stevig blok van 4 uur ononderbroken kan.

Om uw specifieke vraag te beantwoorden:

Wat is een mooie manier om te zeggen dat ik BUSY

niet de moeite waard ben om ‘mooi’ te zeggen. Je hebt het druk. Je moet je werk gedaan krijgen. Dat moeten ze respecteren. Hoe je tot dat punt komt zal veel afhangen van de specifieke kenmerken van je werkplek en de relatie die je hebt met je manager.

Enkele ideeën die kunnen helpen:

• erop aandringen dat je een kantoor hebt en dan een beleid van ‘kom binnen als de deur open is, klop niet als het gesloten is’
• hebben in-kantooruren om vergaderingen bij te wonen en buiten-kantooruren om daadwerkelijk werk gedaan te krijgen
• zeggen “Ik ga naar buiten om werk gedaan te krijgen” en dat bedoel ik ook. Als je geen vooruitgang boekt door afleiding, kondig dan aan dat je 4 uur lang naar de coffeeshop gaat om wat werk af te maken.
• als je een interne gedeelde kalender hebt, blokkeer dan de werktijd. Dit verkleint de kans dat je werktijd in kleine stukjes wordt gehakt bij vergaderingen die sporadisch gedurende de dag plaatsvinden.

Het kan helpen om een whiteboard in de buurt van uw bureau te hebben met een lijst van de projecten waaraan u werkt en een verwachte opleveringsdatum. Je zou zelfs een sterretje kunnen hebben naast het item waar je nu op staat. Zorg ervoor dat het zichtbaar is van buiten je bureau en dat je het op de hoogte houdt.

Als iemand naar je bureau loopt, wijs dan gewoon naar het bord en negeer ze anders. Binnenkort worden ze getraind om gewoon naar het bord te kijken zonder met je te praten.

Ik begrijp uw frustratie over het feit dat uw vooruitgang wordt onderbroken door mensen die naar uw vooruitgang willen vragen. De oplossing daarvoor is echter niet dat je ze laat weten dat je dingen te doen hebt en dat je niet moet worden onderbroken. De oplossing daarvoor is dat ze hun antwoorden krijgen zonder je te onderbreken.

Je zegt dat je een soort van takenlijst bijhoudt. Mijn gok is dat het in de prioriteitsvolgorde is of een prioriteitskolom bevat, en dat het een status en misschien zelfs een vervaldatum bevat. Zet dat ergens neer waar ze het allemaal kunnen zien. Als ze vragen “Waar is mijn dit?” herinner ze dan waar ze het antwoord kunnen vinden. Dit kan iets elektronisch zijn, maar als je collega’s niet online zijn, kan het een stuk papier zijn dat op de muur is geplakt. Je kunt de onderbreker daar gewoon op wijzen en doorgaan met je vergadering of wat dan ook.

Ze gaan zich niet minder zorgen maken over hun belangrijke deliverables omdat je ze weet te vertellen dat ze je met rust moeten laten. Ze gaan zich minder zorgen maken als ze meer informatie krijgen. Wees transparant en openbaar, en de onderbrekingen zouden moeten verdwijnen.

Ik weet dat je zei dat je vanuit meerdere kantoren werkt, dit is iets waar ik geen ervaring mee heb, maar hier zijn dingen die ik heb geleerd over het vermijden van onderbrekingen voor kenniswerkers.

Als je een ‘teamleider’, ‘supervisor’ of een persoon hebt die niet noodzakelijk je baas is, maar in een coördinerende positie zit, kun je je afdelingsmanager vragen of de modus operandi kan worden veranderd zodat alle nieuwe werkzaamheden door de teamleider MOETEN worden gedaan. Het moet op een zodanige manier gebeuren dat het praten met de teamleden volledig onproductief is. Je supervisor moet een methode hebben om je gezegd werk te geven zonder je af te leiden, zoals het toevoegen aan een lijst op een whiteboard zoals genoemd door Chris Lively of een database. Fysiek een stuk papier aan je overhandigen is niet correct.

Om te voorkomen dat mensen onderbreken voor updates, heb ik in het verleden Scrum-ban gestolen van ‘software’ types om mijn taken te beheren Het werkt vrij goed voor de organisatie van de groep, iedereen buiten de groep kan het interpreteren.

Wees niet te hard voor de types die op de klant gericht zijn. Pesteren is hun manier om dingen voor elkaar te krijgen, het heeft altijd gewerkt voor hen omdat mensen het mogelijk maken. Lees over operante conditionering en veel succes met ‘extinctie-uitbarstingen’. Deze links gaan vooral over ratten en honden, het geldt echter heel goed voor mensen.

Ik denk dat je eerst je houding moet aanpassen. Het is geen diva-drama om te willen weten wat de status is van de projecten die je hebt gekregen en die belangrijk zijn voor hun vermogen om hun werk te doen. Je bent duidelijk een wegversperring op dit moment en ze hebben het recht om het te willen wissen.

Dus eerst moet je je workflow aanpassen zodat de statussen tijdig worden gegeven. Je hebt een manier nodig waarop ze de status kunnen controleren zonder je zo vaak lastig te vallen en je hebt een manier nodig om prioriteiten te stellen en je moet mensen vertellen wanneer hun prioriteit is verlaagd en wat de nieuwe verwachte datum is.

Ze vallen je lastig omdat je niet goed communiceert. Communicatie is een groot deel van je werk, net zo belangrijk, zo niet belangrijker, dan het ontwerpwerk. Mensen vertellen dat je ergens mee bezig bent als je duidelijk niet bezig bent, is een onderdeel van wat hen boos maakt. Vertel ze de waarheid - “Er liggen zes projecten voor je en ik verwacht dat ik er volgende week woensdag mee kan beginnen.” Een dagelijkse e-mail aan iedereen met een lijst van de projecten en de status en verwachte oplevering is iets wat je waarschijnlijk elke dag als eerste moet doen.

Makelaars in onroerend goed zijn door de aard van hun werk niet altijd op kantoor, dus het is natuurlijk dat ze moeten controleren met u wanneer ze een paar minuten in het kantoor voordat ze naar buiten gaan om huizen te laten zien. Het is gewoonweg contraproductief om de onderbrekingen te verwerpen. Het is de aard van het bedrijf dat je ondersteunt.

Als je ze beter gaat informeren en iets hebt waar ze naar kunnen kijken om te zien welke projecten in welke volgorde worden uitgevoerd en wat de verwachte begin- en einddatum van hun projecten is, zullen ze je minder lastig vallen. Maar ze zullen je altijd blijven lastigvallen als je ze tegenhoudt en ze moeten de dingen krijgen die je voor ze doet. Ze zijn uw klanten en u moet ze als zodanig gaan behandelen.