Wanneer er gevraagd wordt naar een voltooiingsdatum, wat is de beste manier om te zeggen "het zal worden gedaan wanneer het klaar is"?

Ik ben een manager geweest aan de ontvangende kant van “het zal gedaan worden als het gedaan is”, en het gaat om het minst behulpzame antwoord dat het mogelijk is om te geven+. Als je dat zegt en niets anders, loop je het risico dat je niet meewerkt. Je moet absoluut meer informatie geven.

Om wat meer uit te leggen over het ‘waarom’ daarvan, zijn er in een softwareproject vaak acties die pas gedaan kunnen worden als je klaar bent, maar die van tevoren gepland en ingepland moeten worden. Als je niet kunt zeggen wanneer je klaar bent, wordt het project nog later en kost het vaak meer geld.

Dat gezegd hebbende, “Wanneer ben je klaar?” betekent niet altijd “Schiet op”. Vaak wil de vraagsteller het weten, zodat hij kan plannen. Het is het beste om aan te nemen dat tenzij je een reden hebt om anders te denken.

Hier zijn enkele mogelijke omstandigheden waarin je je zou kunnen bevinden:

1. Je hebt ander werk te doen dat een hogere prioriteit heeft. Zeg dat wel. Als het mogelijk is, zeg dan ook tegen de vraagsteller: “Als ik nu met het werk zou beginnen en geen onderbrekingen zou hebben, zou ik klaar zijn door…”. Als je ook weet wat voor werk er op je bord staat, en dat er waarschijnlijk geen ander werk binnenkomt, zeg dan: “Ik geloof dat ik op [datum] aan je project kan beginnen, in welk geval het klaar zal zijn tegen [datum]”. Als de situatie gecompliceerd is, verwijs de vraagsteller dan door naar je baas, die vermoedelijk je schema bepaalt. Het is aan de vraagsteller om met haar te onderhandelen over de prioriteit van het werk dat ze nodig hebben.
2. Je bent afhankelijk van het werk van iemand anders, die zich niet heeft vastgelegd op een voltooiingsdatum. Nogmaals, zeg dat en wie het is. Als je het weet, dan kun je zeggen “als zo'n-en-zoveel zich ertoe verbindt om zijn werk af te ronden tegen [datum], kan ik klaar zijn tegen [datum]”. Dat zou nuttig zijn.
3. Je hebt niet genoeg informatie over wat er nodig is om een schatting te maken van het werk. Nogmaals, zeg dat. Voel je een patroon? Zorg ervoor dat je de persoon die verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de informatie die je nodig hebt, hebt verteld wat je nodig hebt.
4. Je begrijpt het probleem niet goed genoeg om het te weten. Als je al bezig bent met het project, dan is het niet weten wanneer je klaar bent een probleem, en je moet proberen ervoor te zorgen dat het je niet weer overkomt. Als je niet in staat bent geweest om een schatting te maken omdat je andere dingen te doen hebt, zie dan punt 1. Als een schatting van de voltooiingsdatum belangrijk is voor uw organisatie (en als u wordt gevraagd om een schatting die meestal betekent dat dit het geval is), is het vaak de moeite waard om de tijd te nemen om uw begrip van het probleem te vergroten, zodat u een nauwkeurige schatting kunt maken, zelfs als dat betekent dat u de werkelijke voltooiingsdatum een beetje moet uitstellen. Een voorspelbare voltooiingsdatum is soms beter dan een korte voltooiingsdatum.
5. Als geen van de eerste drie van toepassing is, is het beste antwoord dat u kunt geven “Niet eerder dan [deze datum], niet later dan [die datum]. ” Dit is nuttige informatie, zelfs als ‘die datum’ erg ver in de toekomst ligt. De ‘niet later dan’ datum zou in het ergste geval je beste gok moeten zijn, plus een grote veiligheidsfactor.

Soms realiseer je je natuurlijk ineens tijdens wat werk dat het veel langer gaat duren dan je denkt. Als de timing van je werk belangrijk is, kun je meestal het beste gaan zitten en proberen uit te zoeken hoe lang het echt gaat duren, in plaats van alleen maar door te ploegen. Soms (of eigenlijk altijd, vanwege Murphy’s wet) wordt je gevraagd om een schatting te maken terwijl je dat nog aan het uitwerken bent. In dat geval is het prima om te zeggen “Ik heb over [enige tijd] een betere schatting voor je. ”

Overigens gaan alle bovenstaande reacties uit van de veronderstelling dat je ‘senior level’ werknemer bent die verantwoordelijk is voor hun eigen planning. Zo niet, of in geval van twijfel, betrek dan uw baas.

+Niet technisch gezien het minst nuttige antwoord. Een regelrechte leugen, of een datum die u niet van plan bent te houden, zou erger zijn. Maar “het zal gedaan worden als het gedaan is” is slechts een stap omhoog van die.

Als je gevraagd wordt een schatting te maken van de vervaldatum, is er een bijzonder beleefde of slimme manier om te zeggen dat het “Klaar is als het klaar is” ?

Ik heb altijd graag “als mensen stoppen met me te onderbreken”, maar ik ben niet bijzonder beleefd.

Is de enige manier om te zeggen, “Ik kan nu niet zeggen, controleer met mij op [bepaalde tijd]” ?

Zeker niet. Er zijn bedrijven/culturen waar “Als het klaar is” een acceptabel antwoord is Blizzard bijvoorbeeld , althans extern), en ik zou je willen aanmoedigen om te werken en je cultuur daarnaar te veranderen.

“Ik weet het niet zeker, het hangt af van Alice en Bob en… ” is een vrij passief-agressief antwoord dat op sommige gebieden kan worden gebruikt om de persoon die de vraag stelt af te buigen en als het goed gedaan wordt, kan die persoon een aanwinst zijn die je helpt om wegversperringen op te heffen.

“Ik weet het niet zeker, wanneer ga je me X halen? ” is een meer duidelijk agressieve reactie waarbij iemand zich met je zaken bemoeit maar niet voor die van hen zorgt. Het kan nuttig zijn om erop te wijzen dat uw schattingen niet beter zullen zijn dan die van hen, en het is dom om u op een hoger niveau te houden. Niet aanbevolen.

“Ik weet het niet zeker, ik moet het navragen bij mijn team. ” Kan een solide antwoord zijn dat je de tijd geeft om na te denken, maar ook om jezelf af te schilderen als iemand die zich uitstelt tot deskundige kennis. Het helpt ook als je werkelijk navraag doet bij je team, omdat ze meestal goede input kunnen leveren en ook gekocht kunnen worden in de deadline waar je ze in wezen aan vasthoudt. Wees echter voorzichtig, want dit antwoord kan misbruikt worden en je afschilderen als iemand die niets anders doet dan een tussenpersoon zijn.

“Dat hangt ervan af, wat moet het doen? ” Een ander solide antwoord dat passief-agressief kan zijn, maar soms gewoon kan leiden tot een mooie geïmproviseerde requirementsbijeenkomst. Het werkt ook om de zaken eerlijk te houden. Als je je inzet om te werken, dan moet je je inzetten voor scope (en middelen).

“Dat hangt ervan af, hoe goed moet het werken? ” Net als de laatste vraag helpt het om scope te verfijnen en voldoet het aan de derde kant van de driehoek .

“Ik weet het niet. Deze sprint is XYZ. ” Een beperkt antwoord voor mensen die sprints gebruiken (vaak software-ingenieurs). Het leuke hier is dat het bedrijf waarschijnlijk heeft gekocht in het doen van Agile met Sprints, dus je hebt die steun. In een ideale omgeving zijn de enige dingen die gepland zijn voor de ~2 weken van je huidige sprint. Al het andere is doelbewust ongepland, zodat je goed kan… agile over wat prioriteit krijgt. In een niet-ideale wereld, zijn de dingen waarschijnlijk gepland tot de Nth graad, en dan gebroken in twee weken brokken, maar de vraag biedt een goede gelegenheid voor u om snidely commentaar over die absurditeit.

Dus in het kort, er zijn veel slechte manieren om de vraag te ontwijken. Je kunt waarschijnlijk beter het nummer van het slechtste scenario geven en dan teruggaan naar het echte werk.

Ik hou van “daar is nog geen schatting voor”

Het geeft het antwoord dat je wilt, het is vrij feitelijk en neutraal van toon, en het suggereert dat er op een gegeven moment een schatting kan worden gemaakt, maar zeker niet hier bij de koffiemachine zonder een duidelijk beeld van wat het eigenlijk zou betekenen om datgene te doen waar hij over vraagt.

Je moet voorbereid zijn op de vraag “wat zou je nodig hebben om een schatting te maken”, want dat moet serieus worden genomen.

Als je gevraagd wordt een schatting te maken van de vervaldatum, is er een bijzonder beleefde of slimme manier om te zeggen dat het “Klaar is als het klaar is” ?

Je kunt er meestal niet mee wegkomen om slim te zijn en te zeggen “Het zal klaar zijn als het klaar is”, hoe je het ook in elkaar zet. Wanneer je gevraagd wordt om een schatting te maken van de datum waarop het klaar is, is dat meestal niet wat de vraagsteller wil horen.

In plaats daarvan kun je je schatting overbrengen, en een zekere mate van nauwkeurigheid aan je schatting geven.

Iets in de trant van “Gebaseerd op mijn huidige begrip van het project, is mijn schatting 3 maanden. Maar omdat de requirements nog niet geschreven zijn, kan ik een nauwkeuriger schatting geven als ik ze eenmaal gelezen heb”. (Off the record, ik noem deze “guesstimates”.)

Als uw werkomgeving iets formeler vereist dan dit soort van off-the-cuff gesproken of gemailde schatting, zorg er dan voor dat u alle veronderstellingen in uw formele schatting opneemt, samen met uw beoordeling van de precisie waarmee u op dat moment kunt inschatten.

U kunt het beter doen, als u meer tijd krijgt om uw schatting voor te bereiden, en u meer gegevens krijgt waarop u uw schatting kunt baseren. Maar u kunt altijd schatten in een willekeurige periode - zolang de schatting niet bijzonder nauwkeurig is.

Als u eenmaal uw schattingen heeft gegeven (ongeacht hoe ze zijn afgeleid), houd dan uw belanghebbenden op de hoogte als er iets gebeurt dat uw schatting zal veranderen - met name als er deadlines opduiken.

Ik ga ervan uit dat jij de verantwoordelijke bent voor het project of de taak waarover gevraagd wordt. In welk geval, waarom kunt u dat niet zeggen?

• Je tijd wordt verbruikt met andere taken
• Je wacht op blokkades voordat je vooruitgang boekt
• Er zijn teveel toekomstige onbekenden of afhankelijkheden in de taak om verstandig in te schatten - De taak zoals die aan jou is gegeven is slecht gedefinieerd

Dit zijn allemaal legitieme redenen om geen goede schatting te hebben, maar het zijn ook problemen die je proactief moet aankaarten bij je manager (of in het eerste geval zou je een erkenning van hen kunnen krijgen dat de taak kan wegglijden om zaken met een hogere prioriteit mogelijk te maken). “Klaar wanneer het klaar is” zal gewoon de indruk wekken dat je het niet weet en niets doet om erachter te komen. Dit weerhoudt uw manager ervan om het grotere geheel te plannen.

Uit uw reacties op opmerkingen en antwoorden vermoed ik dat uw vraag eigenlijk zou moeten zijn:

Mijn werk bestaat uit vele kleine taken, die ik in elke willekeurige volgorde kan ontvangen en die verschillende prioriteiten hebben. Ik heb een constante wachtrij van taken met een lagere prioriteit die ik alleen kan doen als er geen taken met een hogere prioriteit moeten worden voltooid.

Ik word vaak gevraagd om een schatting te geven van wanneer taken met een lagere prioriteit voltooid zullen zijn. Mijn huidige antwoord, “Het zal gedaan worden wanneer het gedaan is” wordt niet goed ontvangen.

Wat moet ik doen?

Vanuit dit perspectief ligt het antwoord voor de hand - je moet de taken beter opvolgen en beheren. Dit houdt geen verandering in van uw proces/queue/prioritering - gewoon een beetje extra werk in de tijd van het bijhouden van elke taak.

1. Schat het aantal uren dat nodig is om elke taak te voltooien wanneer ze in uw wachtrij komen.
2. Bekijk elke week het aantal uren dat je op elk prioriteitsniveau hebt doorgebracht en houd een lopend gemiddelde bij zodat je weet hoeveel uren je normaal gesproken per week hebt voor een bepaald prioriteitsniveau.

Nummer 1 is waarschijnlijk gemakkelijk genoeg voor een ruwe schatting. “Tussen 6 en 10 uur” is prima, je hoeft hier niet te streven naar exactheid, alleen een ruwe schatting. De kans is groot dat je de taak goed genoeg onder de knie hebt om hier een goede schatting te maken met een waarschijnlijk minimum en maximum.

Nummer 2 zal elke week een beetje meer werk vergen. Als je taken en tijd al bijhoudt zou het niet moeilijk moeten zijn, maar zelfs als je niet gewoon een notitieblok bijhoudt, en elke keer dat je een taak afmaakt, schrijf je het prioriteitsniveau op en het aantal uren dat je er aan hebt besteed. Aan het einde van de week kun je de tijd voor elke prioriteit bij elkaar optellen, en als je dat een paar weken hebt gedaan zou je een fatsoenlijk lopend gemiddelde moeten hebben.

Als iemand je vraagt om een voltooiingsdatum, tel dan alle uren voor hun taak en de taken die voor hen liggen op een bepaald prioriteitsniveau bij elkaar op voor de minimum- en maximumtijden, en deel deze dan door het gemiddelde aantal uren dat per week beschikbaar is voor dat prioriteitsniveau. Vertel ze niet hoe veel uren je per taak hebt toegewezen, of hoeveel uren je per week hebt toegewezen, ze hoeven alleen maar te weten op welke dag het niet eerder zal gebeuren, en op welke dag het gedaan moet zijn. _“Er zijn 3 taken voorafgaand aan die ene, en het lijkt erop dat het beste geval de volgende vrijdag is, en het slechtste geval de volgende woensdag. Neem over een paar dagen contact met me op en ik heb een betere inschatting” _

Als er taken zijn die gedaan moeten worden die nooit gedaan worden, kun je overwegen om een tijdgerelateerde verhoging van het prioriteitsniveau door te voeren. Taken met lage prioriteit, zo niet binnen N weken, gaan naar het volgende prioriteitsniveau.

Op deze manier kunt u schattingen geven die de verwachtingen van uw medewerkers en leidinggevenden zullen beheren.

Geen informatie, “Het wordt gedaan wanneer het gedaan is” is erger dan ongewenste informatie, _“Taken met een hogere prioriteit worden ons overspoeld. Het zal 8 weken duren voordat dit een automatische prioriteitsuitbreiding krijgt, en dan duurt het een week of twee in die wachtrij tot het klaar is.

Dat moet je nooit zeggen. Het enige wat dat doet is je manager irriteren en je incompetent maken.

Vertel hem wat je denkt dat het zal duren (als je de stappen niet kunt definiëren en ruwweg wat ze zullen nemen, dan moet je waarschijnlijk iemand de eisen beter laten uitvoeren, dus vertel hem dat de eisen onduidelijk zijn en dat je dus niet kunt bepalen wat er nodig is.), welke vertragingen je over het algemeen hebt door werk met een hogere prioriteit en geef hem dan een datum. Klanten zullen niet accepteren wanneer als een vervaldatum en dus moet je het niet aan hen geven. Als er dingen gebeuren die de prioriteit veranderen en andere dingen worden vooruitgeschoven, e-mail dan de manager en stel een nieuwe datum in op basis van de vertraging. Vaak wanneer u de wijziging van de vervaldatum aangeeft, worden die dingen met een hogere prioriteit naar beneden geschoven. Wanneer er dingen gebeuren die ervoor zorgen dat het werk langer duurt dan u hebt ingeschat, zorg er dan voor dat de manager zich onmiddellijk bewust is van de impact die dat heeft op de vervaldatum.

Elke dev zou in staat moeten zijn om tijdsinschattingen te geven. Het maakt deel uit van wat je betaald krijgt, dus stop met “wanneer dan ook”. Als je er niet goed in bent, word dan beter door bij te houden wat je hebt ingeschat en wat de werkelijke tijd was. Neem de vertragingstijd en de tijd voor vergaderingen, e-mailcommunicatie, het verfijnen van de vereisten, het testen van de eenheden, het ondersteunen van qa-testen, enz. mee in uw schatting om een beter aantal te krijgen. Als u wordt gevraagd om een directe datum, neem dan niet meer dan 6 productieve uren per dag op wanneer u de uren die u denkt dat het zal duren omrekent naar dagen en zet een paar dagen in voor de onvermijdelijke vertragingen.

Op basis van opmerkingen over andere antwoorden, lijkt het erop dat uw probleem niet het schatten van de tijd is, maar het communiceren van vertragingen op basis van de veranderende prioriteiten. Wat je nodig hebt is om meer te zijn, niet minder communicatief wanneer dit gebeurt. Je moet mensen laten weten wanneer hun taak op de prioriteitenlijst is komen te staan (en waarop) en hoe lang je verwacht dat het zal duren voordat je er weer mee aan de slag gaat. Laat ze de prioriteiten met de managers uitvechten. Zeg hen dat ze met de manager kunnen praten als ze het niet eens zijn met de huidige prioriteiten.

Maar het is uw absolute verplichting om hen te laten weten wanneer de dingen veranderen en dat u aan iets gaat werken voor hun project. Dit moet niet wachten tot ze je moeten vragen waarom het nog niet gedaan is. In ieder geval is “wanneer” geen acceptabel antwoord. Doen alsof je het te druk hebt om te antwoorden is ook niet acceptabel.

Je moet begrijpen dat voortgangsrapportages, tijdsinschattingen, etc. allemaal je werk zijn en net zo belangrijk of meer belangrijk zijn dan de eigenlijke ontwikkelingsdelen. Dit is geen onnodige onderbreking, dit hoort bij je werk. Deze mensen betalen je salaris met hun projecten. Behandel ze met respect en respect voor hun behoeften. Zodra ze weten dat ze u kunnen vertrouwen om hen te vertellen wanneer de zaken worden vertraagd, zullen ze u minder storen.

Je moet reageren met een verdeling, niet met een enkel nummer: iets in de trant van: “Het zou volgende week gedaan kunnen worden, als we geluk hebben. Als we pech hebben, over zes weken. De beste gok is ongeveer twee weken. Die reactie zal vaak een slechte reactie krijgen. Als dat het geval is, kun je wijzen op een aantal verhandelingen over softwarekosten die zo'n onzekerheid laten zien, dat is gebruikelijk en realistisch.

Ik heb aan een soortgelijk project gewerkt. Een taak waarvan ik dacht dat die twee weken zou duren, nam uiteindelijk anderhalve maand in beslag.

Gelukkig wist ik dat ik geen goed begrip had van de tijd die nodig was om binnen te komen. Dus als mijn baas in de standup zou vragen (we werken met Agile development) zou ik hem mijn beste inschatting geven en uitleggen waarom ik dat dacht. Hoewel mijn schattingen uiteindelijk onjuist bleken te zijn, gaf ik hem per verzoek wat ik dacht dat het zou duren, maar zorgde ervoor dat hij wist dat het aan verandering onderhevig was.

In het algemeen is eerlijkheid het beste, wees er eerlijk over, en houd hem op de hoogte. Er zijn momenten dat er geen duidelijk antwoord is en het enige wat we kunnen doen is onze bazen zo goed mogelijk op de hoogte houden van de zaak.