Hoe overtuig je het management dat onze afdeling onderbezet is

De beste manier die ik heb gevonden is het handhaven van een gezonde balans tussen werk en privéleven (wat vreselijk onderbezet is) is het handhaven van een professionele, maar redelijke balans.

In het algemeen, als de tijd komt om lange uren in te zetten om te voorkomen dat een deadline uitglijdt, overweeg ik het volgende:

• Is het uitglijden van de deadline mijn fout? (Zo ja, dan zet ik de uren, periode)
• Is de deadline te wijten aan een slechte planning? (Als ik zeg dat ik tot vrijdag nodig heb, en ze zeggen woensdag, dan zet ik geen extra uren in om onrealistische deadlines te halen)
• Is de strakke deadline te wijten aan ongewone omstandigheden? (Als de deadline door omstandigheden komt waar mijn werkgever geen invloed op heeft, zet ik de uren in)
• Zijn deadlines die extra uren nodig hebben de norm of de uitzondering? (Als de uren maar een beetje lang duren, of in de zeer zeldzame gevallen, zal ik de tijd erin stoppen. Als onrealistische deadlines een regelmatig probleem zijn, dan zal ik de extra tijd er niet in stoppen.)

De eenvoudige manier waarop ik dit bekijk is wat redelijk en eerlijk is.

Is je werkgever onredelijk? Het klinkt als ja, als je speelt zullen ze onredelijk blijven, of zelfs erger worden. Echt je enige keuze is hen bewust te maken van het probleem (wat je hebt gedaan) Als er niets verandert, stop dan ofwel met het mogelijk maken van dit gedrag en/of zoek een nieuwe baan bij een beter bedrijf. (Als je dit gedrag niet mogelijk maakt, doe je gewoon zoveel als redelijk is, maar zet je geen onbetaalde overuren en lange uren in om onredelijke deadlines te halen).

De beste/alleenste manier om het management ervan te overtuigen dat u beiden onderbemand bent ** en** dat ze er iets aan moeten doen is om te stoppen met het overwerken van het personeel dat ze hebben. Echt, wat je moet doen is stoppen met jezelf te vermoorden om de klus te klaren, want je doet jezelf alleen maar pijn door dit te doen. Je hebt een manier gevonden om de klus te klaren met een derde van het personeel dat je “zou moeten” hebben, en daarom ziet het management geen noodzaak om extra personeel toe te voegen.

Je zegt dat jullie have been able to put a shoulder to the wheel and get things done, dus het management zal natuurlijk niet de behoefte voelen om extra personeel toe te voegen. Het personeel dat ze hebben krijgt het voor elkaar. En door jezelf aan te sturen en te overwerken, laat je het management geld besparen en geen extra personeel aannemen.

Dat verandert heel snel als het niet meer lukt, want dat brengt kosten met zich mee voor het management. Op dit moment is het allemaal op zijn kop voor hen - ze besparen veel geld, maar het werk dat gedaan moet worden is nog steeds op de een of andere manier gedaan. Als je stopt met het kunstmatig isoleren van het management van de kosten van onderbezetting, is er een kans dat ze er iets aan doen. Zo niet, dan doen ze dat niet, want daar hebben ze echt geen reden toe.

Voor wat het waard is, deze situatie is niet duurzaam, en zal op een of andere manier tot een hoogtepunt komen.

Er zijn drie fundamentele manieren waarop dit gebeurt.

1. De mensen die ze hebben zullen een nieuwe baan vinden, en je zult zo onderbemand zijn dat geen enkele hoeveelheid “schouder aan schouder” de klus zal klaren.

2. Jullie zullen allemaal doorbranden, en de productiviteit zal dalen, dus de klus zal niet geklaard worden.

3. Jullie zullen het licht zien, stoppen met het mogelijk maken van dit gedrag en je beperken tot een redelijke werklast.

Dat laatste is waarschijnlijk de beste aanpak voor alle betrokkenen, dus dat is wat ik jullie zou adviseren - terug te bellen op het extra werk, zodat het management de gevolgen van onderbezetting begint te voelen en tijd heeft om de nodige aanpassingen te doen, omdat de andere opties een veel snellere verandering in het vermogen van je afdeling om werk te doen creëren, en dat heeft de neiging om slecht te gaan voor iedereen die erbij betrokken is - het management en de medewerkers.

Ik denk niet dat het de beste route is om iedereen tegelijkertijd te laten wreken/verlagen, zoals één antwoord suggereert. Ja, het zou geweldig zijn als iedereen tegelijk ontslag zou nemen en het management in de steek zou laten.

Voordat ik dat doe, zou ik echter duidelijk aan het management communiceren dat je collega’s/werknemers overwerkt zijn, en je krijgt het gevoel dat ze daardoor misschien op zoek zijn naar een nieuwe baan. Noem geen namen, en als ze erom vragen, stel je het uit tot een algemeen gevoel van laag moreel dat je hebt gevoeld.

Als je dit aan het management communiceert, voel je vrij om nieuwe banen op te stellen en ontslag te nemen (hoewel, als je het allemaal tegelijk zou doen, zou het er niet erg professioneel uitzien voor het management). Bear in mind dat het management zou kunnen wakker worden en zich realiseren dat het tijd en geld kost om een volledig nieuw team op te leiden in een bestaand proces. Ze zouden zich kunnen realiseren dat je inderdaad overwerkt bent, en veranderingen aanbrengen.

Neem de professionele route die je reputatie bij hen niet zal aantasten - je zou verbaasd zijn hoe gemakkelijk het is om in de toekomst met dezelfde mensen te werken. Je wilt met liefde herinnerd worden.

Begin het management te dwingen prioriteiten te stellen. Laat ze uitzoeken welke taken gaan schuiven. Wees er dan verantwoordelijk voor dat de kritieke items (maar niet dringend) niet worden uitgevoerd. (Back-ups bijvoorbeeld) En wees redelijk over hoeveel tijd u werkt. Je moet werken om te leven, niet leven om te werken. Als u niet in staat bent om een redelijk leven te leiden, als u niet naar een doktersafspraak kunt gaan, als u uw kind niet kunt zien in een toneelstuk, als u niet naar de PTA-bijeenkomsten kunt gaan, als u niet met uw vrienden kunt rondhangen of als u geen vakantie kunt nemen, dan raakt u overwerkt. Wanneer u begint met het kwantificeren van het werk en het management vervolgens prioriteiten laat stellen, zullen zij zich gaan realiseren dat er een probleem is. Het probleem is IT is overhead. Het helpt niet het onderste uit de kan. Dus het geld dat er aan wordt besteed, moet ergens anders worden verdiend. Totdat het management begrijpt wat het echt kost om de rest van het bedrijf te ondersteunen, zullen ze niet denken dat het belangrijk is. Een ander triest aspect van IT, is dat als je het goed doet, je onzichtbaar bent. Pas als er problemen opduiken, word je opgemerkt. En als je overwerkt bent, verschijnen ze. Voor het management geeft dit aan dat je je werk niet goed doet, het is je taak om problemen te voorkomen. Daarom heb je het management nodig om de prioriteiten te stellen. (Met de juiste kennis van kosten en baten)

Dus splits wat je doet op in taken. Schrijf elk als een apart item op en leg vast waarom het belangrijk is, wat er kan gebeuren als het niet gedaan wordt, en hoeveel tijd het zal kosten om het af te ronden (Wees royaal met de tijd omdat je het ZAL onderschatten) Dan leg je de taken vast voor het management om prioriteiten te stellen. Wat ik heb gevonden als ik te veel taken op me heb genomen, is dat ik onkritische zaken laat schieten en het absolute minimum doe om de zaken draaiende te houden. Echter, dit is als het runnen van een auto zonder er onderhoud in te doen (zoals het vervangen van de olie, of het vervangen van de ruitenwisserbladen.) Uiteindelijk gaat het kapot en zelfs als dat niet zo is, pakt de auto afval en slijtage op die veel langer duren om te repareren dan het doen van het juiste onderhoud wanneer het nodig was.

En, als er niets anders is, het hebben van al het werk gedefinieerd zal u helpen met uw cv.

Ik bevond me ooit in een situatie waarin het topmanagement het niet snapte totdat mijn hele praktijk, inclusief ikzelf als waarnemend hoofd van de praktijk, onze jobaanbiedingen op elkaar afstemde en onze aftredingen synchroniseerde, zodat we ze allemaal in meer dan 24 uur inleverden.

Jouw management weet wat er aan de hand is. Zij hebben hun berekeningen gemaakt. Het zijn grote jongens en grote meisjes die weten wat ze doen. Er moet een prijs worden betaald voor de beslissing die ze hebben genomen. Laat ze die prijs betalen. De prijs betalen is misschien wel het enige wat ze krijgen.

Ik stel voor dat je mama bij je management houdt over de banenjacht van je collega’s. Het zal je geen goede wil bij je collega’s kopen als je de bonen laat vallen en het is niet zo dat je status bij het management zal worden verbeterd.

Vanuit het oogpunt van (slechte) managers is er geen probleem. Drie personen die het werk gedaan krijgen van 8 personen + onbetaalde overuren = maximale winst. U en uw collega’s maken dit soort gedrag mogelijk en er wordt van u geprofiteerd. Tijdelijk (zeg maar 1-2 maanden) wat meer werk aannemen omdat er een vervanger moet worden ingehuurd is oké, maar dit soort onderbezetting gaat veel verder dan dat. Heb je je baas verteld dat dit gewoonweg onacceptabel is, en dat je wilt dat het stopt?

Als dit niet verbetert nadat je dit langzaam laat escaleren, is er niets anders te doen dan gewoon te stoppen met het doen van de overuren. Hou vanaf dat moment je manager op de hoogte van het feit dat projecten niet op tijd gedaan worden door gebrek aan middelen (mensen). Dan kan één van deze dingen gebeuren:

• De manager zal u onder druk zetten om door te gaan met overwerken en dingen gedaan te krijgen. Als je je daar niet aan houdt, betekent dit waarschijnlijk dat je ontslagen wordt (wat al dan niet legaal is, afhankelijk van waar je woont).
• De manager negeert je, klanten krijgen niet op tijd wat ze willen, en het bedrijf zal waarschijnlijk over een paar maanden ten onder gaan.
• De manager krijgt eindelijk je punt, en neemt meer mensen aan.

Ik heb de opties opgesomd in de volgorde die volgens mij het meest waarschijnlijk is gezien de details in je vraag.

De kans is groot dat uw meest effectieve oplossing voor dit probleem is om elders werk te zoeken. Zie mijn redenering hieronder.

Op basis van mijn ervaring & observaties zijn er waarschijnlijk 3 redenen voor de problemen van uw afdeling:

1. 1. Het management is niet competent genoeg om te weten hoe ze effectief kunnen bepalen wanneer ze meer personeel nodig hebben (ik heb dit gezien in de meeste grotere bedrijven waar ik voor gewerkt heb & heeft de neiging om te leiden tot een paar hoogbetaalde nieuwe functies die weinig waarde bieden in de loop van de tijd, terwijl die in de loopgraven geen opluchting zien).
2. Het management weet dat ze meer personeel nodig hebben, maar er is ofwel: niet genoeg geld voor personeel voor uw afdeling OF er is gewoonweg niet genoeg geld in het bedrijf om uw afdeling goed te bemannen (wanneer uw bedrijf niet in een hoge groeisituatie verkeert).
3. In scenario 1 of 2 zijn er geen realistische manieren om het probleem te beïnvloeden of op te lossen… personeel wordt niet als een prioriteit gezien of het bedrijf heeft geldproblemen.

In het laatste scenario moet u dit zeker vermelden aan het management… uw mening onderbouwen met opmerkingen die u hebt gemaakt, inclusief hoe het toevoegen van meer personeel waarde zal geven aan het bedrijf. In de ene startup waar ik in dienst was, werden suggesties gewaardeerd door alle medewerkers & werd er vaak op gereageerd.

Wat is precies het probleem? Veel werk hebben is op zich geen probleem. Zolang je de hoeveelheid werk doet die je kunt krijgen voor de tijd die ze je betalen, is er hier niets aan de hand. Wat maakt het uit of er veel meer werk gedaan had kunnen worden als er meer middelen beschikbaar waren?

Het enige mogelijke probleem met wat je beschrijft is als je veel extra werk doet waarvoor je niet betaald wordt. Als dat echter het geval is, dan is het regelrecht uw fout. Het is een goede zaak om af en toe eens te gaan kijken wanneer het bedrijf een bepaalde behoefte heeft, wat meestal op een andere manier wordt beloond. Dit is echter altijd een optie, en het is geen goed idee om dit duurzaam te doen.

Je hebt niet gezegd dat het management erop staat dat je laat blijft om extra werk te doen, dus nogmaals, wat is hier nu precies het probleem? Het is de taak van het management om te beslissen hoeveel middelen er worden ingezet voor elke taak, en dat dus af te wisselen met hoe snel ze klaar zijn. Je kunt het vragen, je kunt adviseren, maar uiteindelijk is het niet aan jou.

Zolang je betaald krijgt voor wat je doet, is er hier niets aan de hand. Als het management je dwingt om extra tijd in te zetten, dan kun je het gewoon niet doen. Ze krijgen nog steeds waar ze voor betalen.