Hoe doe je jaarlijkse zelfevaluaties op het werk

Helaas ligt veel van dit proces buiten de controle van uw manager. De “1-5” score is een goedbedoelde maar belachelijke poging om moeilijk te meten eigenschappen te kwantificeren die niet op een eenvoudige schaal passen. Dit spul wordt geduwd door HR-afdelingen in grote bedrijven en vaak sneeuwballen in een ton van extra werk voor managers en hun rapporten die bezig zijn met het daadwerkelijk maken van inkomsten voor het bedrijf.

Het komt erop neer dat er “x” hoeveelheid geld beschikbaar is voor bonussen en dat een of andere manier moet worden verdeeld “eerlijk” in individuele bonussen. Het is de alledaagse taak van de manager om te herkennen wie de hoofdrolspelers zijn en wie de mensen zijn die hun gewicht niet in de schaal leggen. Maar wanneer HR betrokken raakt, verandert het in een enorme onnodige en stressvolle papierwinkel waar goede medewerkers het gevoel hebben dat ze hun bestaan AGAIN op jaarbasis moeten rechtvaardigen, zelfs wanneer ze zich dagelijks hebben bewezen door hun werk goed te doen.

De beste manier om deze dingen te overleven is om het je manager gemakkelijk te maken door door de hoepels te springen:

• Scoreer jezelf met een combinatie van cijfers, zelfs als je echt “alle 5” bent.
• Houd je grote prestaties bij gedurende het hele jaar. Ik bewaar documentatie (bewijs) in een dropbox map zodat mijn claims kunnen worden onderbouwd als die tijd van het jaar aanbreekt.
• Hang niet op aan de scores die je krijgt, ze zijn misschien toch niet onder controle van je baas. Gebruik in plaats daarvan de 1-op-1 vergadering als een gelegenheid om een authentieke discussie met je baas te voeren over het verleden en met pragmatische ideeën te komen voor toekomstige verbeteringen.

Een van de belangrijke dingen om te beseffen is dat het hier gaat om beperkende antwoorden. Je manager zal je waarschijnlijk niet hoger inschatten dan je zelf inschaalt. Daarom probeer ik een stapje terug te doen en ze te beantwoorden vanuit het perspectief dat ik wil dat mijn manager ze bekijkt.

Telkens als ik een score kies die boven de verwachtingen uitkomt, probeer ik een paragraaf of twee op te schrijven over waarom ik die score verdien. Zorg ervoor dat je objectieve termen en gegevenspunten gebruikt om het te onderbouwen wanneer dat mogelijk is. Gegevens zijn cruciaal voor elke evaluatie die budgetten, tijd of besparingen met zich meebrengt. Zorg ervoor dat je je manager voldoende tijd geeft voor hun beoordeling.

Onder geen enkele omstandigheid mag je een optie kiezen die aan de verwachtingen voldoet, acceptabel is of iets vergelijkbaars. Als u denkt dat er een goede kans is dat uw manager u lager inschat dan dit, dan moet u een ondersteuning schrijven voor uw verwachtingen, omdat u uw beoordelingen overtreft.

Als het tijd is voor uw evaluatie, neem dan een kopie van uw zelfevaluatie mee. Herlees uw zelfevaluatie voorafgaand aan uw beoordeling, zodat u er vertrouwd mee bent. Aangezien dit uw eerste beoordeling is, kan het moeilijk zijn om in te schatten waar uw manager zich op zal richten. Maak aantekeningen en stel veel vragen waar uw beoordeling afwijkt van die van uw manager. Probeer je manager zover te krijgen dat hij of zij zich inzet voor wat hij of zij van jou wil zien om hoger te scoren.

Er kunnen vragen zijn waarbij je geen 5 kunt scoren. Bijvoorbeeld als je elke dag op tijd of vroeg opdaagt, je hele dag werkt, elke dag op tijd of laat vertrekt, en tijdens de vrije uren binnenkomt als dat nodig is, voldeed je aan de verwachtingen van de aanwezigen. Kantel niet op deze windmolen het is bedoeld om u te houden van het krijgen van een perfecte score, te accepteren en verder te gaan.

Vele malen deze evaluaties zijn gebonden aan het percentage van de verhoging die je krijgt. Het kan zijn dat je manager je 1 punt te weinig heeft gescoord voor je volgende verhoging. Dit is waarom het belangrijk is om ze te laten definiëren wat ze zoeken in een 5. Het is ook waarom het belangrijk is voor u om te kunnen praten met uw scores en ze te ondersteunen.

Als antwoord op uw vraag of het aanvaardbaar is om mijn zelf een 5 op 5 te geven op elke categorie, zolang u het kunt ondersteunen met gegevens dan ja.

Dat zou afhangen van je baas en je werkelijke prestaties. Je ziet er als een idioot uit als je jezelf beoordeelt als alle 5’s en je baas denkt dat je alle 2 en 3’s bent. Aan de andere kant vermoed ik dat de mensen die alle 5’s beoordelen de neiging hebben om over het algemeen hogere beoordelingen te krijgen als ze echt in het 4-5 bereik zitten. Ik kan dat niet bewijzen, maar…

Persoonlijk beoordeel ik mezelf waar ik echt denk dat ik val. De plekken waar wat je denkt en wat je baas denkt dat anders is, zijn cruciaal voor het verbeteren van je prestaties.

Wat ik uiteindelijk belangrijker vind dan de numerieke waardering is de discussie. Dit is je kans om je baas te herinneren aan de dingen die je hebt bereikt. Hoe meer getallen je hier in kunt stoppen, hoe beter (Managers houden van getallen). Een van de dingen die ik doe is het bijhouden van alle “Attaboy” e-mails die ik krijg om me te vertellen wat een prachtig werk ik heb gedaan op het xyz-project. Ik had er vorig jaar 20 en je kunt er zeker van zijn dat dat in mijn prestatiebeoordeling terecht is gekomen. Ik merk op dat ik het hele jaar door prijzen heb ontvangen (we hebben hier een zeer actief werknemersprijs programma). Ik noteer de projecten die ik op tijd en binnen het budget heb afgerond. Ik merk vooral alles op wat te maken heeft met klanttevredenheid (we hebben een van de belangrijkste klanten waar ik mee te maken heb verplaatst van de laagste naar de hoogste tevredenheid). Ik merk op hoe mijn prestaties in overeenstemming zijn met de gepubliceerde bedrijfswaarden. Ik merk op dat alles wat ik heb gedaan boven mijn taakomschrijving uitkwam.

Vanuit mijn perspectief als manager, als een medewerker een zelfevaluatie doet en dicht bij wat ik zie (boven of onder), dan zie ik het als een lichte onenigheid over hun prestaties en vind ik het een plek waar we hun werk kunnen bespreken en ze me kunnen vertellen wat ze zo goed doen dat ik het niet zie, of ik kan ze vertellen wat ik denk dat ze goed doen dat ze het niet zien.

Aan de andere kant, als ze zichzelf beoordelen op “5” in een gebied waarvan ik denk dat ze gemiddeld of slechter zijn, dan zie ik dat eigenlijk als een vrij groot probleem. We bevinden ons nu in een positie waarin iemand ofwel gewoon aan de verwachtingen voldoet, ofwel helemaal niet aan de verwachtingen voldoet, maar denkt dat hij of zij uitmuntend is. Van alle gebreken die een werknemer heeft, denk ik dat een van de grootste is een gebrek aan eerlijkheid in het besef waar hij of zij verbetering nodig heeft.

Samenvattend: wees nederig. En als je baas je nederige reacties gebruikt als een manier om je uit een loonsverhoging of bonus te schroeven, dan is hij een lul en moet je een nieuwe baan vinden.

Het is erg belangrijk om de cultuur van de plaats waar je werkt te begrijpen.

• Sommige plaatsen zijn “Als je niet voor jezelf opkomt, zal niemand dat doen” en zoeken naar een reden om mensen te degraderen zoals ze passen bij een geforceerde curve. (“10% Uitstekende medewerkers, 20% Zeer Goed, 50% Goed, 20% Zwak, 10% Laat de deur je niet raken op de weg naar buiten”) Op deze plaatsen moet je gewoon je eigen hoorn bijten.

• Sommige plaatsen zien een sterke zelfevaluatie als een teken van volwassenheid, en persoonlijke groei. Managers kijken daar naar een onvermogen om zelfkritisch te zijn als teken van een ongezond ego, en een onvermogen om met anderen samen te werken en te groeien als leider.

Job 1 is uitzoeken op welke van deze plaatsen je werkt. Als je in de eerste groep zit, zoek dan de sleutelwoorden die ze zoeken en begin op te scheppen. Als je in de tweede soort zit, en een goede mentor hebt, wees dan schaamteloos zelfkritisch. Je krijgt goede feedback en groeit daardoor.

Ik heb net een evaluatie gehad en mijn baas heeft me op deze manier het 5 sterren classificatiesysteem uitgelegd:

Job: Hondenuitlater

3 - Voldoet aan de verwachtingen: Je laat de hond dagelijks en consequent uit.

4 - Overtreft de verwachtingen: Je vult het water en de voerbakjes van de hond zonder dat het gevraagd wordt.

5 - Oustanding - Je traint de hond, voert hem in op een hondenshow en wint.

2 - Needs Improvement: Je laat de hond niet elke dag lopen en soms maar 10 minuten.

Deze analogie relativeert de dingen voor mij en helpt me mijn verantwoordelijkheden te herkennen en wat ik kan doen om meer 4s en 5s te krijgen voor mijn volgende evaluatie.

5 betekent dat je niet alleen goederen ideeën hebt, maar dat je een project leidt en de resultaten zijn gunstig en hebben een positieve invloed op het bedrijf, niet alleen op je positie.

1 - Praat met je baas over het proces van verhogingen.

Het is eerlijk om te vragen in hoeverre de recensie hier invloed op heeft. In mijn ervaring is het beoordelingsproces een onderdeel van het verhogingsysteem, maar niet de enige factor. In de meeste gevallen zijn de bazen die de zelfevaluaties aftekenen de bazen die het dichtst bij de werknemers staan, terwijl de uiteindelijke beslisser over de verhogingen de persoon is die het totale budget voor een grote groep mensen controleert. Er is dus altijd een soort proces tussen deze twee vormen van management, omdat de verhogingen net zozeer gaan over het gooien van het geld in de gebieden met de hoogste waarde voor het bedrijf als over het belonen van elke werknemer. Om nog maar te zwijgen over het feit dat elke manager zijn eigen kijk heeft op de 1-5 waarderingen, dus de grotere bazen moeten een manier vinden om het speelveld over de teams heen te verdelen.

Het is meestal een rommelig proces en je manager wil waarschijnlijk niet in detail discussiëren (het is net als worst maken… niemand die worst eet wil echt weten hoe het gemaakt is). Maar je zou in staat moeten zijn om de discussie over jou te focussen en hoeveel deze beoordelingsfactoren in.

2 - Zoek algemene feedback over je werk

Niet alleen van je baas. En waarschijnlijk niet door de vragen te stellen die je problemen geven – bijvoorbeeld als de beoordeling zegt “beoordeel je vermogen tot foo”, dan wil je waarschijnlijk niet aan een stel mensen in je kantoor vragen “hoe denk je dat ik het doe bij foo?”… maar je zou je kunnen richten op gevallen waarin “foo werk” een rol speelt en je zou je kunnen richten op andere mensen die belangrijke verantwoordelijkheden hebben gehad op deze gebieden en met hen kunnen checken hoe zij denken dat deze projecten en jouw deelname erin zijn.

3 - Bereid je voor op het signoff proces

Elke zelfevaluatie die ik ooit heb gezien heeft geresulteerd in een gesprek tussen manager en werknemer voorafgaand aan de indiening. Ik neem aan dat de jouwe hetzelfde is.

Er zijn momenten geweest dat ik er zeker van was dat het tijd was om een verhoging of een promotie te krijgen… op die momenten heb ik de zelfevaluaties gebruikt om het gesprek te beginnen. Als ik echt denk dat ik anderen op mijn rang uit ben, beoordeel ik mezelf merkbaar hoog, en bereid ik me voor om de vloek van het management te nemen over de vraag of mijn hoge beoordelingen te hoog waren.

Het heeft geleid tot een aantal echt nuttige gesprekken - over wat er nodig is voor promotie of waarom ik niet zo hoog was als ik dacht dat ik was. Omdat ik wist dat ik me had vergist aan de kant van overmoed, vond ik het echt niet erg om gecorrigeerd te worden, zolang de correctie maar kwam met nuttige feedback.

Samenvatting

Het is mijn persoonlijke overtuiging over de meeste beoordelingen dat ze er zijn om werknemers en managers te dwingen om echt te kijken naar de kwaliteit van het werk en gebieden van verbetering. Het resultaat is minder belangrijk dan de inspanning. Verhogingen & promoties zijn 1 deel het resultaat van goed werk, maar ook 1 deel de impact van de omringende omgeving… dus ze zijn niet volledig onder controle van iemand.

Maar beoordeling en verbetering is iets waar jij en een manager hoe dan ook aan kunnen werken.

Ik weet dat sommige van deze dingen waarschijnlijk oud zijn als je het al jaren doet… maar als het iets te maken heeft met nieuwe vragen op een oud formulier, zou ik ze op dezelfde manier behandelen en proberen uit te zoeken waarom het bedrijf deze vragen heeft toegevoegd. Is er een reden waarom ze willen dat de mensen hier over nadenken? Wat betekent het voor jou en waarom zou je je er druk om maken? Als je die vragen niet kunt beantwoorden, is het waarschijnlijk tijd om rond te vragen.