Hoe over te brengen dat jij de persoon bent die ze vragen om

Ik denk dat de belangrijkste reden voor de verwarring niet de eerste begroeting is, maar de “Ja?” Het is onduidelijk of je bedoelt “Ja, ga je gang” of “Ja, ik ga hem gewoon voor je halen,” daarom krijg je die fractie van een seconde aarzeling terwijl ze proberen uit te zoeken wat je bedoelt.

De normale manier om te antwoorden als ze je hebben gevraagd te spreken is door te zeggen, “Spreken.”

Dit kan kort zijn:

“Kan ik John Smith spreken, alsjeblieft?” “Spreken.” “Ah, hoi John. Kun je me helpen met…?”

of langer:

“Kan ik John Smith spreken, alsjeblieft?” “John Smith spreekt. Hoe kan ik je helpen?” “Ik was eigenlijk op zoek naar informatie over…”

Je zou ook kunnen vervangen in

Dit is John Smith.

of

Je hebt John Smith bereikt.

in plaats van de “John Smith spreekt”. “# Hoe beantwoord je de telefoon professioneel

Wat betreft je eigenlijke vraag, een gebruikelijke manier om de telefoon te beantwoorden in een professionele omgeving zou zijn:

Goedemorgen/namiddag. ABC Systems, met John. Hoe kan ik helpen?

Soms zeggen mensen gewoon

Goedemorgen/middag. ABC Systems.

en dit is ook acceptabel, maar de "Hoe kan ik helpen?” klinkt naar mijn mening meer aanspreekbaar voor de klant.

Als je een groter bedrijf bent met veel filialen zou je ook de locatie kunnen toevoegen:

Goedemiddag. ABC Systems Edinburgh. Hoe kan ik helpen?

U zou Hi in plaats van “Goedemorgen” kunnen vervangen als u zich daar comfortabeler bij voelt; comfortabel en vriendelijk klinken is het belangrijkste.

Houd er rekening mee dat zelfs als u “John sprekend” of “John Smith sprekend” zegt, ze uw naam misschien niet zullen vangen en toch zullen vragen om met John Smith te spreken. Dan volg je gewoon het advies in mijn eerste sectie.

Beantwoord de telefoon op een directe lijn

Van het feit dat je zei dat mensen naar je vroegen bij naam nam ik aan dat je de hoofdtelefoons beantwoordde. In dit geval ben je het gezicht van het bedrijf en moet je formeler en inschikkelijker zijn.

Als je echter alleen een directe lijn naar je toe neemt, kun je een beetje anders antwoorden.

Voor een extern gesprek zou ik nog steeds de bedrijfsnaam en je naam gebruiken - het is een manier om de beller te laten weten dat hij of zij de juiste plaats heeft bereikt (of de verkeerde!). U kunt de dagbegroeting en de “Hoe kan ik helpen?” laten vallen als u dat wilt. Zoals ik al zei, die zijn meer voor als je het “gezicht van het bedrijf” bent.

Dus, in plaats daarvan:

ABC Systems, met John.

of zelfs gewoon

Hallo, dit is John.

Voor een intern gesprek (dat meestal een ander belgeluid heeft - vraag iemand als je het verschil tussen de verschillende beltonen niet weet), zou je natuurlijk niet de bedrijfsnaam gebruiken. “Hallo?” zou waarschijnlijk ook prima zijn voor een intern gesprek, vooral in een klein bedrijf.

Nog een paar tips

Veel hiervan varieert afhankelijk van de werkomgeving, uw bedrijf, en het type mensen dat u belt. Als je nog steeds niet zeker bent, raad ik je aan:

• Luisteren naar hoe andere mensen in je bedrijf de telefoon beantwoorden en naar de mate van formaliteit die ze gebruiken. Dit helpt u te bepalen hoe de bedrijfscultuur eruit ziet en wat gepast is. U hoeft niet exactly hetzelfde te zeggen als zij, maar het zou u een ruwe gids moeten geven als u het niet zeker weet.
• Luisteren naar hoe klanten u begroeten aan de telefoon. Als het vooral mensen zijn die je persoonlijk hebt ontmoet, zullen ze waarschijnlijk meer bekend zijn dan vreemden die je nog nooit hebt gesproken. Als de meerderheid van je bellers de een of andere zijn, kun je de manier van telefoneren aanpassen.

Zoals ik al zei in het openingsgedeelte, denk ik dat het de “Ja?” is en niet de “Hallo?” dat is het probleem, dus als je wilt vasthouden aan de “Hallo” en gewoon veranderen hoe je communiceert dat je de persoon bent waar ze om hebben gevraagd, dat zou waarschijnlijk prima zijn.

Ik neem bijna altijd de telefoon op door te zeggen “Hoi, dit is Joe”, of “Dit is Joe”.

Het lijkt de persoon die me belt te verzekeren dat ze inderdaad spreken met wie ze denken dat ze zijn.

Ik ken mensen die dingen zeggen zoals “Company ABC Telecommunications Department, Steve speaking.”, wat prima is, maar voor mij lijkt het een beetje te formeel. Als je een klantvertegenwoordiger bent of iemand die contact heeft met klanten van het bedrijf, dan is het waarschijnlijk het beste om wat formeler te zijn.

Ik heb de neiging om beknopt te zijn:

Als de meeste gesprekken van buitenaf komen, zou ik zeggen

“ABC Systems”

Ik voeg meestal geen “goedemorgen” of “goedemiddag” toe omdat ik een betreurenswaardige neiging heb om de tijd uit het oog te verliezen als ik bezig ben met iets dat mijn volledige aandacht nodig heeft.

Ik gok dat je je naam “Carel Nel” niet herkende omdat je gestrest was en de reden dat je gestrest was is dat je je zorgen maakte over wat je nu moest zeggen - Als ik bewust moet nadenken over wat mijn naam, geboortedatum, leeftijd, adres, mijn gedachten gaan gewoon leeg :)

Je moet zeker met een professionele groet komen waar je je prettig bij voelt en dat doet het werk voor je, dat is om dwalende oproepen van je af te leiden. Ik stel voor “ABC Systems”, want dat is waar je werkt, en je moet kunnen zeggen waar je werkt zonder er over na te denken en te veel druk op uit te oefenen :) Laat na de eerste begroeting gewoon de andere partij aan het woord en neem de leiding - zij weten immers wat ze willen en jij niet - en ga mee met de stroom :)

Nog een keer (en je weet het al) - dit is niet je huis maar je werkplek. Je kunt mensen thuis begroeten zoals je wilt, maar op het werk ben je de stem van het bedrijf als je een telefoontje aanneemt. Vandaar de noodzaak dat uw begroeting professioneel en representatief is voor het bedrijf. U hoeft geen receptioniste te spelen als u na de begroeting alle inkomende oproepen kunt doorverwijzen naar de receptionisten, behalve de overduidelijk verkeerde nummeroproepen - Zij zijn getraind om inkomende oproepen aan te nemen en te routeren als dat nodig is. U bent niet getraind en als het een troost voor u is, ben ik dat ook niet - In de woorden van mijn favoriete acteur Clint Eastwood: “…Een man moet zijn beperkingen kennen…” :)

Ik neem altijd de telefoon op door mijn naam te noemen, zoals “Hallo, dit is John Smith” of “Hallo, met John Smith”. Als ik een telefoon met beller-ID gebruik en het is iemand die ik ken die belt, dan geef ik vaak gewoon mijn voornaam.

Als de persoon mijn naam niet heeft opgevangen en naar mij vraagt, dan herhaal ik mijn naam. Ik heb al genoeg gesprekken gehad die zoiets als dit gaan:

“Hallo, met John Smith.”

“Kan ik John Smith spreken alsjeblieft.”

“Ja, met John Smith.”

Ik krijg zelden telefoontjes van klanten, maar als ik een werktelefoon opneem en ik weet dat het een telefoontje van buitenaf is of dat het misschien een telefoontje van buitenaf is, dan zeg ik: “XYZ Company, John Smith spreekt. "Sommige bedrijven hebben lange scripts waarvan ze verwachten dat iemand ze volgt bij het beantwoorden van de telefoon, zoals: "Hallo, XYZ Company, uw bron voor de beste widgets en foobars, 24 uur per dag, zeven dagen per week open, met service in het hele grote stadsgebied. Dit gesprek kan worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. Mijn naam is John Smith, en ik zal u graag van dienst zijn op elke mogelijke manier. Wat is het doel van uw oproep vandaag?” Persoonlijk ergeren ze me als ik naar ze moet luisteren. Ik heb een paar keer zo'n script gekregen van het bedrijf, en ik heb het altijd genegeerd en het kan niemand iets schelen. Maar ik weet zeker dat er banen zijn waar je ontslagen kan worden omdat je het script niet volgt.

Persoonlijk denk ik dat je echt overdrijft. Wees beleefd en vriendelijk. Bijvoorbeeld:

Ik: “Hallo”

Beller: “Goedendag, kan ik Carel Nel spreken?”

Ik: “Spreken”. Wie is dit?“

Beller: Identificeert zichzelf. Gesprek begint.

of als je het gesprek begint:

Ik: "Hallo”/“Hiya/Hi”, is dit [een willekeurige naam]?

Them: “Het is, ja” of een gelijkwaardige

Me: “Hi, hoe gaat het met je - dit is Carel Nel, ik bel van zo en zo” of als het intern is: “Dit is Carel Nel rond in” zo'n en zo'n afdeling.

Onthoud - het is jouw toon en intonatie die er ook veel toe doet. Ik pleit er niet voor om “yo” of “whassup” te zeggen, maar als je de telefoon opneemt door “Hallo”, “Carel Nel”, “Carel Nel aan het woord” of een andere soortgelijke begroeting te zeggen, komt het wel goed. Jullie willen allebei aan de slag en als collega-softwareontwikkelaar weet ik hoe druk het werk kan zijn. Maak het niet lastig of moeilijk, identificeer jezelf gewoon en laat het gesprek beginnen.

Eén ding zou ik echter** willen zeggen - hoewel anderen het hebben gesuggereerd, en dit is een puur persoonlijke mening, veracht ik** iets in die zin “Hallo, dit is Carel Nel, hoe kan ik u vandaag helpen?”

Misschien is het omdat ik in de telecommunicatie werk en veel ervaring heb met callcenters, maar het klinkt mechanisch en robotachtig voor mij. Misschien komt het door mijn frisheid en het feit dat ik een beetje persoonlijkheid wil hebben, maar ondanks deze aanpak wil ik het toch doen! Zeg gewoon “hallo”, wees niet bang om jezelf te zijn, blijf altijd professioneel en het komt wel goed.

Snel punt: Veel telemarketeers zullen vragen “Mag ik met John Smith praten” ook al beantwoordde u de telefoon met “Hallo, dit is John Smith”… omdat hun autodialer geen mens aan de lijn zet tot het redelijk zeker is dat hij zijn tijd niet zal verspillen met een antwoordapparaat. Als ik een klik hoor gevolgd door “May I speak to…”, neem ik do aan dat het een telemarketeer is en antwoord met “May I ask who is calling” – ze hadden zich moeten identificeren voordat ze vroegen of ze me wilden spreken. Dit geeft me een kans om uit te vinden wie ze zijn voor het bevestigen van mijn identiteit, en om op te hangen.

(In feite ben ik geneigd om een antwoordapparaat te programmeren dat deze sequentie automatiseert, omdat het een betrouwbaar genoeg patroon is dat ik denk dat het eigenlijk tot een succesvol filter kan worden gemaakt).