Hoe kan ik op een professionele manier antwoorden op e-mails waarvoor ik de verkeerde ontvanger ben?

Ik ga zeggen dat het echt belangrijk is van wie de e-mail is. Als het van iemand binnen je eigen bedrijf is, en niet van het hoogste managementniveau, dan is een snel antwoord dat je denkt dat ze de verkeerde persoon hebben, wat je doet, zoals het voorbeeld van geekrunnings laat zien, zeer toepasselijk.

Als de vraag van een hoog managementniveau is, is het de moeite waard om je manager te vragen voor wie de juiste persoon of afdeling zou kunnen zijn, en een verontschuldigingse-mail terug te sturen, maar cc die persoon ook. Dat gaat de goede kant op en laat zien dat je ze niet zomaar afstoot.

Ik denk dat dit naar de verkeerde persoon is gestuurd, maar er is mij verteld dat Justin Thyme in Shipping misschien wel de juiste persoon is om dit af te handelen. Ik stuur dit verzoek naar hem, maar laat het me weten als ik op een of andere manier moet helpen.

Als de vraag van buiten het bedrijf komt, dan wil je weer opsporen wie de juiste persoon zou kunnen zijn, te beginnen met het controleren van je manager. U wilt dat uw bedrijf eruit ziet alsof het om zijn klanten geeft, dus het is belangrijk om de e-mail naar de juiste persoon of afdeling te krijgen. Het antwoord is vergelijkbaar met het antwoord aan het management, maar laat zien dat je bereid bent om opnieuw gecontacteerd te worden als deze doorverwijzing niet helpt.

Ik denk dat dit naar de verkeerde persoon is gestuurd, maar er is mij verteld dat Justin Thyme in Shipping misschien wel de juiste persoon is om dit af te handelen. Ik stuur dit verzoek naar hem, en hier zijn ook zijn contactgegevens. (inclusief telefoon en e-mail voor contact, indien van toepassing.) Als uw verzoek niet wordt afgehandeld, laat het me dan weten, en ik zal proberen uit te vinden hoe we u kunnen helpen.

Als uw manager ook niet weet wie de juiste persoon is om contact mee op te nemen, dan is het de moeite waard om op te zoeken in een directory en te proberen iemand te vinden. Of vraag het aan de manager die het misschien wel weet. Voor een CEO of klant wilt u de e-mail echt in de juiste richting sturen en een antwoord terugsturen. Als je dat echt niet kunt, dan cc je manager in ieder geval in het antwoord terug, dus de verantwoordelijkheid voor het vinden van het juiste contact schuift op in de keten.

Als je erachter kunt komen wie de juiste persoon kan zijn met een 30 minuten durende inspanning, kan dat je reputatie van hulpvaardigheid een boost geven. In mijn organisatie weet ik dat bepaalde mensen me misschien kunnen vertellen wie er verantwoordelijk is voor systeem X; een snelle wandeling en een praatje en ik zou kunnen antwoorden, waarbij ik de juiste persoon kopieer, wat aangeeft dat ze het misschien weten. Het is niet de moeite waard om je hele dag te ontsporen, maar het maakt je erg attent en behulpzaam als je het voor elkaar krijgt.

Ik heb het gevoel dat je echt twee opties hebt.

Ten eerste is er de “sorry, ik kan je niet helpen” e-mail, waarvan

een mooi voorbeeld is.

De andere is het doorsturen van de e-mail naar je manager met een notitie:

Hé, [Jane Smith] in [ABC Department] stuurde me deze e-mail over een probleem met het Foozlewotsit System, maar ik weet eigenlijk niet wie haar kan helpen. Kun je het doorgeven aan de juiste persoon?

Het is een taak voor managers om dit soort dingen af te handelen.