Stel dat de naam van mijn baas John Smith is en dat ik hem persoonlijk aanspreek met “John”. Is het beter om de e-mail te beginnen met
Hi Mr. Smith
of gewoon
Hi John
Ik weet dat het wat minder belangrijk is, maar ik wil niet te informeel zijn. Ik stel eventuele tips of adviezen op prijs.
Als je “John” in persoon gebruikt zou ik daar in de e-mail mee doorgaan.
De enige uitzondering die ik overweeg te maken is als de e-mail een formele is - zoiets ernstigs als ontslag nemen of een officiële klacht - dan zou ik “Mr. Smith” gebruiken.
Voor iets anders - vakantieverzoeken etc. blijf bij de minder formele begroeting.
Het hangt volledig af van je baas. Ik heb geen probleem als mijn personeel dat doet, maar ik heb gewerkt voor mensen die niet gelukkig zouden zijn.
Je moet je baas waarschijnlijk direct vragen wat hij/zij het liefst zou willen, en waarschijnlijk zelfs wat hun advies is om hier in de toekomst mee om te gaan. (Zij zijn immers veel deskundiger dan u in de manier waarop uw branche werkt).
Als u wilt dat de begroeting meer formeel, terwijl niet erg formeel, je moet gaan met “Liefste” in plaats van “Hoi”, omdat dit geven meer respect voor de ontvanger, wat impliceert dat je ondergeschikte-baas relatie.
Meestal is het genoeg om de voornaam te gebruiken anders zou het te formeel zijn en impliceert het dat jullie twee elkaar nauwelijks kennen - wat hier niet het geval is.
En je kunt “Hoi” zeggen tegen elke medewerker op hetzelfde niveau met jou.
Ik spreek mijn baas al 2 jaar zonder problemen aan in e-mail als deze.
Het hangt af van de verwachtingen van de individuele baas, de verwachtingen zoals aangepast door de bedrijfscultuur en de persoonlijkheid van de baas. In geval van twijfel is de eenvoudigste en meest directe manier om erachter te komen wat het antwoord is, een aantal van uw collega’s te pakken en hen te vragen hoe ze uw baas aanspreken. Dit is een geval waarin gissen ingewikkeld is, maar het uitzoeken ervan eenvoudig is. Wanneer het raden gecompliceerd is en het uitzoeken is gemakkelijk en eenvoudig, kom er dan gewoon achter.
Dit gezegd zijnde, pleit ik in mijn officiële hoedanigheid schuldig aan het afzien van subtiliteiten vanwege de aard van mijn werk en de aard van het bedrijf - “Server XXXX is down en out. Had je er iets mee te maken?” De reden is duidelijk, er ontwikkelt zich een potentieel slechte situatie en we moeten het onder controle krijgen. Nu.
Als je twijfelt, doe dan niks.
Meestal kun je gewoon recht in de e-mail stromen. Als er een groet nodig is, is het meestal voldoende om gewoon “hallo” te zeggen en te eindigen met “groeten”, omdat dit heel gewoon is.
Anders dan dat het afhangt van je relatie met deze persoon. Als je nooit met hen gesproken hebt, dan moet je altijd voorzichtig zijn en formeel zijn en zeggen dat de heer of mevrouw/vrouw/mevrouwen… dus dat zou
zijn “Hi Mrs Benjamin.” als je haar niet kent, of “Hi Flo” als je dat wel doet.
*Waarom handelen we op deze manier? *
De e-mail is al geadresseerd aan de ontvanger. Elke verzonden e-mail, één op één, wordt automatisch aan de ontvanger toegewezen om de lezer te zijn. Dit is de afwijking van handgeschreven brieven. Het is duidelijk dat de e-mail afkomstig is van de afzender en de ontvanger is een gegeven.
Dit is een van de unieke kenmerken van e-mails die onmiddellijk asynchrone communicatie zijn die persoonlijk is via een persoonlijk e-mailaccount. Een begroeting wordt gebruikt als een voertuig om te stromen in de werkelijke inhoud van de e-mail.
De werkelijke verklaring die wordt afgelegd, de headers en footers (hi, groeten) zijn slechts een manier om de e-mail te starten en te eindigen, en mits deze beleefd zijn wordt er niet veel aan gedacht.