Ik zou eenvoudig en kort de omstandigheden uitleggen en de persoon vragen of hij of zij zijn of haar kant wil controleren. Natuurlijk, waarbij ik de mogelijkheid open laat dat het een fout van iemand anders is (inclusief je eigen fout).

Tenzij de andere persoon totaal onbewogen is, zou dit acceptabel moeten zijn.

Wees beleefd, vriendelijk en begripvol. Je hebt al gezegd dat je denkt dat het niet opzettelijk was, en dat je er geen last van had.

Een goed voorbeeld van wat je zou kunnen zeggen is:

“Hallo {persoon},

Bedankt voor het sturen van de {file} Ik heb erom gevraagd. Heeft u toevallig nog meer actuele versies? Degene die u me stuurde is identiek aan de mijne, en ik vroeg me af of mijn exemplaar al volledig up-to-date was. Het is heel goed mogelijk dat dat het geval is, maar ik wil het gewoon zeker weten. Als u me dat zou kunnen laten weten, en me nog meer geüpdatete versies zou kunnen toesturen, zou ik dat erg op prijs stellen. Sorry voor het ongemak, vooral als blijkt dat ik een fout heb gemaakt over de oorspronkelijke bestandsversies.

Heb een fijne dag, en nogmaals bedankt!

~!Acolyte”

Check to Make Sure It’s a Mistake

Zorg ervoor dat je op de juiste link hebt geklikt. Gebruik vergelijkingsdocumenten om er zeker van te zijn dat er geen wijzigingen zijn (of gebruik een checksum, zoals je deed). Voordat je een verzoek doet en een conclusie veroorzaakt, doe je due diligence om wat hoofdpijn te besparen.

The Issue with E-mail

E-mail is een echt rommelig medium. Je stuurt naar meerdere mensen tegelijk, waarvan je sommige misschien niet kent, en de tone of voice zit er niet aan vast. Dit betekent dat het een speeltuin is voor domme managers en mensen die te groot zijn voor hun britches om te lezen wat ze willen in de context van de e-mail.

Om die reden stel ik een snel IM- of telefoontje voor (op een minimaal opdringerig tijdstip, zoals ‘s morgens vroeg, of net na de lunch). Dat stelt je in staat om direct met de persoon te spreken, het gemakkelijk te maken voor hen om het direct te repareren (in plaats van een ander verzoek in de inbox te worden), en je stemgeluid informatie over te brengen die verloren gaat in een e-mail.

Als je toch een e-mail stuurt, raad ik je ten zeerste aan om deze alleen te sturen naar de persoon die het bestand heeft verstuurd. Verwijder alle CC’s, en stuur gewoon een snelle, eenvoudige e-mail zoals:

Hé John, ik heb het bestand dat je gisteren stuurde dubbel gecontroleerd, maar het is niet meer bijgewerkt sinds de vorige keer. Als je de kans krijgt, kun je het dan even bekijken en updaten als het nodig is? Bedankt.

De sleutels zijn:

1. Leg uit dat je 2 al hebt gecontroleerd. Geef ze een duidelijke actie
2. 3. Voeg geen negatieve taal toe aan het toewijzen van de schuld

E-mail voelt van nature “serieus” aan, dus het kort houden ervan kan een goede strategie zijn om de ernst te verzachten. Als je dezelfde bovenstaande e-mail op ongelooflijk formele wijze formatteert, voelt het totaal anders:

Hey John,

Ik heb het bestand dat je gisteren stuurde dubbel gecontroleerd, maar het is niet meer bijgewerkt sinds de vorige keer.

Wanneer je de kans krijgt, kun je het dan even bekijken en bijwerken als dat nodig is?

Bedankt bij voorbaat, - Nick

Wat vervelend, hè. Mijn aanpak is meestal iets dat hen niet de schuld probeert te geven van de fout, maar duidelijk maakt dat ze niet het juiste item hebben gestuurd.

“Hi {zo-en-zo}. Het spijt me als ik vaag was in mijn verzoek. Ik heb al versie X, gedateerd MMDDYYY, van het bestand en ik geloof dat er een nieuwere versie Y is, denk ik van gisteren? Zou je het laatste kunnen sturen, of als je het niet hebt, laat me weten wie ik moet vragen? Bedankt voor je hulp, sorry dat ik je blijf lastigvallen.”

Nu, je weet verdomd goed dat ze het verpest hebben, maar je speelt een aardige vent. En zo zal je niet boos zijn (maar je moet je wel schamen).

Ik zou schrijven:

Hi,

De downloadlink voor het document bij geeft nog steeds de vorige versie, ook al is de versie die in de pagina wordt weergegeven bijgewerkt.

Cheers …

Dit is feedback die hen net zo veel helpt als jij.