Hoe kan ik navraag doen en vragen naar reiskostenvergoedingen en voordelen om het land uit te gaan voor training

wat moet ik doen en welke woorden gebruik ik precies in een officiële e-mail met de vraag om mij de vergoeding te geven en ook om mij te compenseren voor het krijgen van de training weg van huis ?

Ik weet niet zeker hoeveel antwoord je kunt krijgen op deze vraag.

Je moet zeker vragen naar details over wat voor soort onkostenvergoeding je krijgt.

En je kunt altijd ask (beleefd) voor wat dan ook. Misschien iets als: “Aangezien het een last zal zijn om zoveel dagen van huis weg te zijn, wil ik graag een vergoeding krijgen voor entertainment, kleding, (en wat je ook denkt dat je moet krijgen)”.

Als het bedrijf een reisbeleid heeft, kun je dat meestal in handen krijgen en worden alle details duidelijk gemaakt. Maar als dat niet het geval is, vraag het dan gewoon netjes en kijk wat er gebeurt.

Veel succes!

Het is normaal dat wanneer een bedrijf een werknemer ergens naartoe stuurt, het bedrijf de extra kosten betaalt die u tijdens uw afwezigheid maakt - dat betekent uw vervoerskosten (zoals vliegtickets en taxi’s), hotelrekeningen en maaltijden. Misschien andere dingen. Sommige bedrijven kiezen ervoor om een dagvergoeding of ‘per dag’ te betalen om je maaltijden en andere kleine uitgaven te dekken - andere verwachten dat je ontvangstbewijzen indient voor het geld dat je aan maaltijden en dergelijke uitgeeft en ze vergoeden je dan voor wat je hebt betaald. In beide gevallen - het normale is dat je een ‘onkostendeclaratie’ indient wanneer je terugkomt, en het bedrijf betaalt je terug voor alles wat je hebt uitgegeven.

Als je daadwerkelijk meer uren werkt dan je normaal zou doen terwijl je weg bent, zullen veel bedrijven je dat vergoeden. Als de cursus bijvoorbeeld op een zaterdag loopt, moet je kunnen declareren voor het werken op de zaterdag - ofwel een extra dagloon ofwel een vrije dag in de toekomst. Als de cursus elke dag langer duurt dan je normale werkuren, kun je misschien aanspraak maken op de extra uren. Sommige bedrijven betalen u voor de tijd die u op reis bent - dus als het een halve dag duurt om naar Dubai te vliegen, kunt u dat misschien als werk behandelen. U wordt echter vrijwel zeker niet betaald voor de tijd die u doorbrengt met eten, of in uw hotel, of met slapen - alles wat u normaal gesproken thuis zou doen. Zeer weinig bedrijven in mijn ervaring zullen je extra geld geven “om het ongemak te compenseren”. Het is misschien de moeite waard om te onthouden dat het volgen van deze training een boost zal geven aan uw carrière, zowel bij dit bedrijf als mogelijk elders. Het kan de moeite waard zijn om een beetje ongemak op te vangen.

Als u kunt aantonen dat uw reis u extra geld gaat kosten - voor kinderopvang of iets dergelijks - dan kunt u misschien uw bedrijf overhalen om dit te compenseren. Je zult vrijwel zeker moeten bewijzen dat je het geld daadwerkelijk hebt uitgegeven - door het verstrekken van bonnen of iets dergelijks - en ook moeten uitleggen waarom je het niet had hoeven uitgeven als je niet op reis was geweest.

U mag geen geld verwachten dat hoger is dan uw normale loon en eventuele niet-discretionaire uitgaven tijdens het reizen. Als reizen zo'n groot ongemak voor u is dat u een salaris verwacht dat hoger is dan uw normale salaris, dan zou u misschien niet op reis moeten gaan. De meeste mensen die ik ken kijken er naar uit om weg te gaan voor trainingen & conferenties.

Als de kosten aanzienlijk hoger zijn dan je salaris, moet het bedrijf je een creditcard op naam van het bedrijf geven, zodat het geld niet direct uit je zak komt. In dit geval zal overal waar ik hieronder “vergoeding” heb vermeld echt betekenen “het bedrijf zal betalen via die credit card rekening.”

In mijn ervaring zullen Amerikaanse werkgevers meestal dekken:

• Je loon voor alle dagen dat je niet thuis bent dat je normaal gesproken zou hebben gewerkt (dus als je maandag vertrekt & vrijdag terugkeert naar huis, krijg je je weekloon; als je zondag terugkeert naar huis, krijg je nog steeds een normaal weekloon).

• Vervoer (meestal vliegtickets) naar & van de locatie

• Redelijke maaltijden & snacks voor de duur van uw bedrijf (waarbij “redelijk” betekent dat u een maaltijd voor uzelf koopt terwijl u op een budget verblijft, en niet naar extravagante viersterrenrestaurants gaat voor elke maaltijd). Alcoholische dranken zijn meestal niet inbegrepen.

• Redelijke accommodaties voor de duur van uw bedrijf. Als uw training van maandag tot en met vrijdag is, dient het bedrijf te betalen voor een hotel zondagavond tot en met donderdagavond (in de veronderstelling dat u een vrijdagvlucht heeft) of vrijdagavond (in de veronderstelling dat u een zaterdagvlucht heeft). Als u ervoor kiest om langer op de locatie te blijven, bent u verantwoordelijk voor uw vervoer, hotel en eten op die extra dagen).

• Redelijk grondvervoer om u van het vliegveld naar uw accommodatie te brengen, en van uw accommodatie naar de locatie die u voor uw bedrijf bezoekt (trainingscentrum, bedrijfskantoor, etc.). “Redelijk” betekent openbaar vervoer, een midrange huurauto, of een taxi - geen limo service.

Typisch (nogmaals, mijn ervaring is in de VS), als je eenmaal buiten de normale kantooruren bent of anderszins niet betrokken bent bij het primaire doel van je reis, heeft je tijd te maken met wat je wilt, binnen de grenzen van de redelijkheid (d.w.z., niet in bar gevechten komen of zich bezighouden met illegale/gevaarlijke activiteiten) tenzij er een expliciete verwachting is dat je in die tijd ander werk voor het bedrijf zult doen. Vervoer, toegang (toeristische attacties, musea, evenementen, shows, etc.) zal uw verantwoordelijkheid zijn om te betalen, omdat ze niet zijn waar het bedrijf u voor heeft gestuurd.

Wat betreft uw e-mail, vraag gewoon wat het onkostenvergoedingsproces & het beleid zijn. Het moet ergens in een werknemershandboek of -beleid worden beschreven, maar u hebt aangegeven dat er geen bestaat (dat u zich er toch van bewust bent). Zorg ervoor dat je een antwoord hebt voor je deze kosten maakt.

Bewaar alle bonnetjes en stuur ze op een georganiseerde manier in - geef niet zomaar iemand een enveloppe vol met papierstroken. Geef ze op, verzamel ze in een spreadsheet gegroepeerd per categorie (maaltijden, transport, etc.) en dien ze in voor vergoeding. Dien fotokopieën in - niet de originele bonnen (bewaar de originelen voor het geval ze later nodig zijn). U kunt zelfs een briefje op het ontvangstbewijs zelf schrijven als het niet genoeg informatie bevat om duidelijk aan te geven wat het is.