Reageer op een e-mail die ik geloof dat ik per ongeluk

Toevallige e-mails zijn aan de orde van de dag als uw systeem inderdaad gebruik maakt van auto compleet en er zijn gebruikersaccounts met vergelijkbare namen. Dus in uw geval, tenzij er een andere reden is om anders te suggereren, raad ik u aan om het gewoon als een ongeluk te behandelen.

Als het een werkgerelateerde e-mail is (of het nu om u of een andere partij gaat), raad ik u aan om hem officieel terug te mailen zonder de CC’s en hem te laten weten wat er gebeurd is.

1. Hij weet misschien niet dat de beoogde ontvanger de mail niet heeft ontvangen en dat het misschien belangrijk is.
2. 2. Officieel zorgen voor een verifieerbaar spoor om jezelf in te dekken in het geval dat er onvermoede dingen gebeuren
3. 3. Uw bedrijf kan een beleid hebben met betrekking tot miss verzonden e-mails waarvan u niet op de hoogte bent.

Hoe dan ook, het kan geen kwaad om zich te vergissen aan de kant van de veiligheid.

Ik heb dit soort incidenten vele malen meegemaakt omdat er veel mensen in mijn organisatie zijn met dezelfde naam als ik.

De juiste actie voor dit soort toevallige e-mails zijn

(1) Reageer hem beleefd terug door iets te zeggen als “Ik denk dat deze e-mail per ongeluk naar mij is gestuurd. Laat het me weten als het echt voor mij bedoeld is”. Hij zal zich realiseren en preventieve acties ondernemen als het een ongeluk was.

(2) Ping hem gewoon en krijg opheldering over de mail als “Hé ik ben een beetje in de war met de e-mail die je gisteren stuurde met het onderwerp XXXXXX. Waar gaat dat over?”. Als de e-mail een vergissing was, zal hij zich dat realiseren en in de toekomst preventieve acties ondernemen.

(3)In mijn organisatie bestaan 2 andere mensen met mijn naam. Heel vaak ontvang ik e-mails die bedoeld zijn voor anderen. Op zulke momenten probeer ik meestal de juiste persoon te identificeren en naar hen te sturen. Vaak zoek ik in de directory naar andere ontvangers. Als veel van de ontvangers (CC'ed mensen ook) tot dezelfde groep of afdeling behoren, ga ik naar die afdeling en controleer ik de leden van die afdeling. Als een lichaam in de groep dezelfde naam heeft als ik, stuur ik die mail naar hem door en zeg ik: “Ik geloof dat deze mail voor jou bedoeld is. Ik heb hem per ongeluk ontvangen”.